Kapat

KURUM İÇİ HALKLA İLİŞKİLER

1. KURUM İÇİ HALKLA İLİŞLİKER
1.1. Kurum İçi Halkla İlişkilerin Tanımı
Halkla ilişkiler çalışmaları kurum içi ve kurum dışı olmak üzere ikiye ayrılmaktadır.
Kurum çalışanlarının anlayış güven ve desteğini kazanmak için kurum tarafından yapılan
çalışmalara, kurum içi halkla ilişkiler denir.
Çalışanlara yönelik halkla ilişkiler, şirket içi iletişimi hedefler. Çalışanları kurumun
çalışmalarından, hedeflerinden varsa problemlerinden haberdar ederek, takım ruhunu oluşturmayı,
kurum bilincini yerleştirmeyi amaçlar. Bunun için kurum şirket dergisi çıkarır, çalışanların
kaynaşmalarını sağlamak için personel geceleri organize eder, piknikler düzenler,
uyum programları hazırlayarak ayın en başarılı elemanını seçer ve ödüllendirir. Günümüzde
çağdaş kurumlar, çalışanlarla iletişimi bir yönetim fonksiyonu olarak ele almakta ve kurum
içi iletişim strateji ve politikaları konusunda yoğun çaba sarf etmektedir. Çünkü kurumlar
eğer kendi personeline ulaşamaz ve işletmeyi öncelikle çalışanlarına tanıtamazsa dış hedef
kitle üzerinde hiç başarılı olamazlar. Aslında işletmeler yaptığı halkla ilişkiler politika ve
planlarını öncelikle kendi personeline uygulamakla kampanya öncesi bir test ve değerlendirme
fırsatı da yaratmış olurlar. Örneğin, hazırladığı slagon ve mesajları öncelikle çalışanlaÖĞRENME
ra iletip onların tepkisi ölçülebilir, beklenen etki görülürse dış hedef kitleye daha bir inançla
uygulamaya geçilebilir.
Resim 1.1: Ödüllendirmeden bir görünüm
İç hedef kitle kapsamına kurumların ortaklarını ve çalıştığı sendikaları da ekleyebiliriz.
Çok ortaklı kuruluşlarda ortaklarla işletme arasındaki ilişki genellikle genel kuruldan
genel kurula kurulur. İşletme vereceği temettüden başka bir ilişki düşünemez. ortaklar içinde
en önemli bağ üzerindeki hisse senetleridir. Oysaki ortaklar şirket yararına olacak halkla
ilişkiler konusunda büyük bir potansiyeldir. Bu ortaklar topluluğunu harekete geçirmek gerekir.
Bu da ortaklara devamlı bilgi aktarmakla mümkün olur ve özellikle bu bilgiler periyodik
bültenler sayesinde olur. Ürünlerin diğer rakiplerin ürünlerine karşı üstünlükleri anlatılır.
Gereğinde düzenlenecek anketlerle fikirlerine başvurulur. Böylelikle bilgilerle donatılmış
ortaklar firmanın gönüllü birer halkla ilişkiler elemanı olurlar.
Bir başka iç hedef kitle ise sendikalardır. Belirli sayıda eleman çalıştıran işletmelerde
genellikle sendikaların varlığı ile karşılaşılır. Sendikalar işçilerin ekonomik ve sosyal haklarını
savunan ve koruyan kuruluşlardır. Çıkar farklılığı nedeniyle işletme yönetimi ile sendikalar
sık sık karşı karşıya gelirler. Zaman zaman derin görüş ayrılıkları ortaya çıkar ve bazen
sendika grev kararı alabilir. Oysaki işletmenin halkla ilişkiler birimi sendikalara işletmenin
ekonomik gücü ve sosyal olanakları konusunda sürekli, düzenli, dürüst ve doğru bilgi aktarır
ve sendikanın güvenini kazanırsa sendika yönetimi ile işletme yönetimi arasında olumlu
ilişkiler kurulabilir. Sendikaları işletmenin bir parçası olarak görmeyen, onlara bilgi verme
gereği duymayan ve sendikaları hiçe sayan firma yönetimi sık sık sosyal patlamalar ve işçi
direnişleriyle karşılaşır. Bu nedenle halkla ilişkiler uzmanlarına sendikalarla iyi ilişkiler
kurma konusunda önemli görevler düşer.
1.2. Kurum İçi Halkla İlişkilerin Önemi
Halkla ilişkiler etkinliklerinin kurum içine yönelik tarafı uzun yıllar ihmal edilmiştir.
Kurumlar, iç halkla ilişkilere önem vermemiş, sürekli dış hedef kitleye yönelik çalışmalara
ağırlık vermişlerdir. Yönetim iletişimi günümüze dek çeşitli aşamalardan geçmiştir. Kurum
içi iletişimden amaç, 1940’lı yıllarda, çalışanların devamını sağlamak olmuştur. 1950’li yıllarda,
çalışanları bilgilendirmek; 1960’lı yıllarda, amaç çalışanı ikna etmek; 1970’li yıllarda
ise amaç personeli istekle çalıştırmak olmuştur.
Günümüzde hemen hemen tüm örgütler, kurum içi iletişimin öneminin farkına varmaya
başlamışlardır. 1980’li yıllardan bu yana kurumlar, sahip oldukları en büyük değerin insan
kaynağı olduğunu anlamışlardır. Yapılan araştırmalarda, başarılı tüm kurumların en başta
gelen ortak özelliğinin, çalışanlara ve onlarla iletişime verdikleri önem olduğu ortaya çıkmıştır.
Çalışanlar bir kuruluş için en etkili iyi niyet elçileridir ve kamuoyuna en iyi halkla
ilişkiler uygulayıcısından daha güçlü bir biçimde ulaşırlar. Çalışanların bir kuruluş hakkında
söyledikleri, onların deneyimlerine dayandığı için hazırlanmış bir programdan daha etkili
olmakta, destek sağlamakta ve olumlu bir imajın daha geniş kitlelere yayılmasına katkıda
bulunmaktadır.
Örgütler amaçlarına ulaşmak istiyorlarsa; çalışanlara bu amaçların neler olduğunu,
bunlara nasıl ulaşılacağını açık ve net olarak anlatmak ve bu konuda onların görüş ve düşüncelerini
almak zorundadırlar. Başka bir ifadeyle başarılı olmak isteyen örgütler iletişim kurmaya
bilgilendirmeye, dinlemeye, açıklamaya ve öğrenmeye hazır olmalıdırlar.
Çalışanları ikna ederek istekle çalıştırmanın yolu, onların her türlü bilgi ihtiyacını karşılamak
ve alınan kararlara katılımlarını sağlamaktır. Bunun için de kurum içinde ya yukarıdan
aşağıya ya da aşağıdan yukarıya yoğun bir iletişim olması gerekir. İnsan sosyal bir varlık
olup sürekli etkileşim içindedir. Görev aldığı kurumun bir parçası olabildiği takdirde istekle
çalışacak ve verimli olacaktır. Bu nedenle her türlü bilgi ihtiyacının karşılanması, görüş ve
önerilerinin ciddiye alınması gerekir.
Çalışanlar ile yönetim arasında bir diyolog oluşturulmalıdır. Bu diyolog içinde çalışanlara;
işi niçin yaptığı, hangi amacın söz konusu olduğu, kurumun mali durumu gibi konular
tüm açıklığı ile anlatılmalıdır. Ayrıca çalışanların kuruluştan beklentileri belirlenmelidir.
Onların özel sorunları ile ilgilenilmeli, giderilmesi için çaba harcanmalıdır. Örneğin; yöneticilerin
çalışanlara; çocuğu olduğunda, belirli bir hizmet yılını doldurduğunda, bir yakını
vefat ettiğinde vb. olaylarda yanında olunduğunu hissettirilmesi çok önemlidir. Yöneticilerinden
doğum gününde bir kart, bir çiçek veya bir armağan alan çalışanın, kuruma bağlılığı
ve katkısı artacaktır.
Resim 1.2: Kurum içi kutlamaya örnek
Her insan akıl ve duyuları ile yeni bilgiler edinebilir ve buluşlar ortaya koyabilir. “İşi
en iyi yapan kişi bilir.” felsefesi bu mantıktan kaynaklanır. Şu hâlde kurumun yapması gereken,
insanın yaratıcılığına uygun ortamları sağlamayı bilmektir. Bu noktada kurumun halkla
ilişkiler birimine önemli görevler düşmektedir.
Halkla ilişkiler birimi; kurumun hem içeride hem de dışarıda gözü, kulağı ve dili gibidir.
Doğruyu gerektiği biçimde söyler ve duyarsa insanları kazanır, değilse onları kaybeder.
Ayrıca kurum toplam kalite yönetimi ile ilgili çalışmaları iyi bir şekilde uygulamalı ve teknolojik
gelişmeleri çok iyi takip etmelidir.
<< Söz söylemek için önce dinlemek gerekir.>>
<< Söze kulak verme yolundan gir.>>
‘’Mevlana’’
1.3. Kurum İçi Halkla İlişkilerde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
Her kurumun, çalışanların iletişimine yönelik strateji ve temel politikaları olmalıdır.
Bu politikaların oluşturulması görevi, kurumların halkla ilişkiler uzmanlarına düşer. Strateji
ve politikalar; örgütlerin yapısı, etkinlik alanı, büyüklüğü, yönetim felsefesi ve kurum kültürü
vb. nedenler doğrultusunda belirlenir. Kurumların belirleyecekleri ve izleyecekleri iletişim
politikalarında dikkat etmeleri gereken noktalardan bazıları şunlardır:
Ø Çalışanlar, kurum ile ilgili her konuda bilgi sahibi olma hakkına sahiptirler. Yani
önce çalışanlar bilgilendirilmelidir; çalışanların kendilerini ve yaptıkları işi
etkileyecek olan konuları dış haber kaynaklarından öğrenmeleri, kuruma olan
güveni sarsacak ve iletişimi olumsuz yönde etkileyecektir. Bu durumun oluşmaması
için yönetim, çalışanları öncelikli olarak bilgilendirmelidir.
Ø Kurum içinde etkin ve verimli bir iletişim sağlanmalı, haberler zamanında verilmelidir:
Çalışanlar açısından önemli olabilecek bir haberin önemini yitirmeden
aktarılması, haberin hızlı ve doğru biçimde yayılması, karşılıklı diyolog ve
güveni arttırırken, çalışanın başka haber kaynağına yönelmesini ve asılsız söylentilerin
yayılmasını engellemekte, ilk ve doğru haber kaynağı olan işveren savunma
yapmak zorunda kalmamaktadır.
Ø Çalışanlarla iletişim her yöneticinin temel görevidir ve bu görev bir başkasına
devredilemez. İşveren iyi haberler gibi, kötü haberleri de çalışanlarına verebilmelidir;
Çalışanlara sadece olumlu haberlerin verilmesi zamanla mesajların
inandırıcılıklarını yitirmelerine ve kuruma olan güvenlerinin sarsılmasına yol
açacağı için, iyi haberle birlikte pek hoşa gitmeyecek haberlerin de verilmesi
gerekmektedir. Böylece çalışanlar haber kaynağının daha tutarlı ve objektif olduğunu düşünecektir.
Ø Çalışanlar önemli olduğuna inandıkları konularda mutlaka bilgilendirilmelidir.
Yönetim, çalışanlara neyi, nasıl yapacağını söyler, onların görüş ve önerilerini dikkate alır.
Ø İletişim süreci yönetimde başlar. Yönetim, bu konudaki davranış ve tutumlarıyla
örnek olmalıdır. Çalışmalarda gösterilen başarının çoğundan yönetim, başarısızlıklardan
ise çalışanlar sorumlu tutulmamalıdır. Yani her şey birlikte paylaşılmalıdır.
Ø Astlar ve üstler düşüncelerini birbirlerine rahatça söyleyebilmeli, iletişim her
ortamda kolay biçimde sağlanmalıdır.
Ø Çalışanlar yöneticileri tarafından sürekli olarak yukarıya doğru iletişim için cesaretlendirilmelidir.
Ø Aşağıya doğru iletişimde açık olunmalı, çalışanlara tam ve gerçekçi bilgiler verilmeli
bu bilgiler verilirken propaganda yapılmamalıdır.
Ø İletişimde çalışanların güvendiği medyanın kullanılması etkili olmaktadır. Yapılan
araştırmalara göre, çalışanların bilgi edinmek istedikleri kaynaklar ise sırasıyla şunlardır:
· Süpervisor (danışılabilecek en yakın kişi )
· Küçük grup toplantıları
· Üst düzey yöneticiler
· Çalışanlara yönelik yıllık raporlar
· Çalışanlara yönelik yıllık broşürler
· İşe uyum programları
· Çalışanlara yönelik yerel yayınlar
· Çalışanlara yönelik genel yayınlar
· Bülten panoları
· Yukarıya doğru iletişim programları
· Toplantılar
· Audio-visual programlar
· Sendika
· Söylentiler
· Kitle iletişim araçları
Kitle iletişim araçlarının çalışanların tercih ettiği araçlar arasında en alt sırada yer alması,
çalışanın yönetim tarafından bilgilendirilme isteğinin önemini ve dış kaynaklardan
bilgi edinmek istemediğini kanıtlamaktadır.
Resim 1.3.: Çalışanların bilgilendirilmesi
1.4. Kurum İçi Halkla İlişkilerin Amaçları
Ø Yönetim ile çalışanlar arasında karşılıklı bir güven ortamı yaratmak ve yöntemler
geliştirerek, çalışanları soru sormak konusunda cesaretlendirmek.
Ø Kurum içinde, hiçbir şey saklamadan yukarı, aşağı ve yana doğru bilgi akışını gerçekleştirmek.
Ø Çalışanların kuruma olan katkılarını ne üst düzeye çıkarmak.
Ø Çalışanlara iş güvencesi vermek ve bu konudaki kuşkuları ortadan kaldırmak.
Ø Kurum içinde verimi, başarıyı arttıracak yeni ve yaratıcı fikirlerin teşvik edildiği
bir iş ortamı oluşturmak.
Ø Kurumların ve çalışanların beklentilerini bütünleştirmek.
Ø Çalışanların, kurumun geleceği konusunda iyimser olmalarını sağlamak.
Ø Çalışanları kurumun bir parçası durumuna getirmek.
Ø Bütün çalışanlara yönelik düzenli iletişim programları hazırlamak ve uygulamak.
Ø Her yıl araştırmalar yaparak, hedef kitlenin gereksinimlerini belirlemek ve iletişim
programının etkinliğini arttırmak.
Ø Yasal düzenlemeler, rakipler, pazarlama planları, üretim ve kârı içeren kurumsal
amaçlarla ilgili konuları vurgulamak.
Ø Yönetim ve çalışanlar arasında periyodik toplantılar düzenlemek ve çalışanları,
sorunlarını gündeme getirmek konusunda cesaretlendirmek.
Ø Çalışanları kuruluşla ilgili olarak doğrudan ya da dolaylı konularda daha ayrıntılı
bir biçimde bilgilendirmek için dergi veya gazete yayınlamak.
Yukarıdaki temel amaçlara ulaşmak için tüm hiyerarşik kademelerde ve birimler arasında
özgür, açık ve iki yönlü iletişim sağlanmalıdır. Çünkü halkla ilişkiler iki yönlü işleyen
bir iletişim sürecidir. bunun iç halkla ilişkiler açısından anlamı, bir yandan personele sözlü
ve yazılı iletişim araçlarıyla işletmenin üretim, finans, teknoloji, yenilikler yönetimin yapısı
ve politikasını yansıtmak, öte yandan personelden gelecek çeşitli istek, dilek ve önerileri üst
yönetime aktarmaktır. halkla ilişkiler bölümü, personelin firmayla ilgili görüş ve değerlendirmelerini
zaman zaman ikili görüşmeler, toplantılar,soru formları ve anket gibi sondaj yöntemleriyle
saptamaya çalışmalıdır. Böylelikle tanıma ve tanıtma süreci iki yönlü gerçekleşmiş olur.
Kurum içi iletişimin etkin ve verimli bir biçimde sağlanması ve amaçlarına ulaşabilmesinde
önemli rol oynayan bir diğer konu da kurum kültürüdür. Kurum kültürü, kurumun
çalışanları tarafından paylaşılan inançlar, normlar vb. değerler bütünüdür. Bütünleşme, kurumların
ulaşmayı arzuladıkları öncelikli amaçları arasındadır. Bütünleşme, çalışanların istekli
olarak kuruma verdikleri enerji ve içten bağlılıktır. Yani çalışanların kurumla olan psikolojik
bağıdır. Kurum çalışanları, paylaştıkları birtakım kültürel öğeler aracılığı ile kurumla,
diğer çalışanlarla ve kurumun amaçlarıyla bütünleşirler. Buna bağlı olarak bir kültüre
sahip kurumların çalışanları arasında dostluk, dayanışma, samimiyet ve güven gibi insani
duygular hızla gelişir. Bu ortam kurum içi iletişime önemli katkılar sağlar.
Kurumlar, iç iletişimi oluruna bırakmamalıdır. İç iletişim, yönetimin bir parçası olarak
görülmeli ve planlanmış bir sisteme oturtulmalıdır. Özellikle çalışanların yanında işe yeni
başlayanların kuruma uyumu sürecinde gerekli çalışmaları yapmalı görevi ne olursa olsun,
birlikte çalışacağı kişilerle işbirliği ve dayanışmasını temin etmelidir. Belli bir program dahilinde
kişinin çalışma yeri ve kurumun amaçları hakkında bilgiler verilmelidir. Bunlara ek
olarak kurumların sağlıklı bir yapı olarak varolmasında ve kurum amaçlarının gerçekleştirilmesinde
oldukça önemli bir rolü olan moral faktörü kurum yönetimi tarafından sürekli
olarak kontrol altında tutulmalı ve bu faktörde meydana gelen değişiklikler anında değerlendirilerek
gerekli çözümler üretilmelidir.
‘’ Tatlı bir tebessüm en etkili iletişim aracıdır.’’

2. KURUM İÇİ İLETİŞİM KANALLARI
Bir iş yerinde çalışan herkesin farklı rolü, ihtiyacı, sorunu vardır. Günümüzde çalışanlar
için ne yaptığını bilmek yeterli değildir. İnsanlar aynı zamanda “neden" sorusuna da
yanıt aramaktadırlar. Bir iş yerinde alınan kararlar çalışanları da etkilemekte; çalışanlar alınan
kararları sorgulamaktadırlar. Çalışan kişiler “neden” sorusunun yanıtını kendi çalıştıkları
kuruluştan alamazlarsa, sorunun yanıtını almak için farklı iletişim kanallarına başvururlar.
Sonuç olarak ortalıkta söylenti ve dedikodular dolaşır. Alınan bu tip bilgiler de doğal olarak
sağlıklı sonuçlara yol açmamaktadır. Bir kuruluş, çalışanlarıyla iletişim kurmak için çeşitli
iletişim kanalları kullanır.
Şekil 2.1: Kurum içi iletişim kanalları
2.1. Resmi (Formal) İletişim Kanalları
Yönetimin bir hiyerarşi dâhilinde çalışanlarla bilgi paylaşmasıdır. Bu bilginin paylaşımı
bizzat yöneticiler tarafından çalışanlara yazılan mektuplarla; yöneticilerle çalışanların
yüzyüze geldiği toplantılarla; üst düzey yöneticilerin zaman zaman bölümleri ziyaretleriyle
olur, kurum yayınları, görsel ve işitsel araçlar ve telefon haberleşmesi ile olur.
2.2. Gayri Resmî (İnformal) İletişim Kanalları
İnformal iletişim de iki şekilde gerçekleşmektedir: 1) Yönetimin isteği ve bilgisi dâhilinde
iletişim gerçekleşir. Örneğin, takım çalışması yapılması, öneriler sunulması, proje çalışması
vb. 2) Yönetimin bilgisi dışında çalışanların kendi isteği doğrultusunda veya tesadüf
sonucu iletişim gerçekleşir. Örneğin, dedikodular, kantin sohbetleri.
2.3. Zoraki Kurumsal İletişim
Zoraki kurumsal iletişim, sadece kurum içi iletişimde bulunmuş olmak için yapılan,
çalı şanların istek ve beklentilerine çok fazla önem vermeyen, çoğunlukla yönetimin istek ve
bek lentilerini çalışanlara kabul ettirmeyi amaçlayan, kısacası gerçek anlamda iletişim olmayan
iletişimdir. Sadece yönetimden çalışanlara bilgi iletilir. Ağırlıklı olarak ve tek yönlü bir
biçimde çalışanların motivasyonunu ve esnekliğini ayakta tutabilmek için gerçekleştirilir.
Yönetimi bir imparatorluk gibi gösterir ve yönetimden haberler verir. Çalışanların birer birey
olduklarını, kendi kimlikleri olduklarını unutturarak, sadece “kuruluş ailesi bireyi” hissini
vermeye çalışır. Daha başlangıçtan itibaren çalışanlarla önemli konularda karşılıklı fikir alış
verişi yapmaktan kaçınan ve çalışanlarla sadece “havadan sudan” konuların konuşulabileceği
ortamlar yaratır. Oysaki kurum içi iletişimin hem yönetime hem de çalışanlara yarar sağlaması
için beklentilerin saptanması gerekmektedir. Bir hedef kitle olarak o kuruluşun çalışanlarının
kurum içi iletişimden neler beklediği ve kuruluşun ne yönde eksikliklerinin bulunduğunun
araştırılması gereklidir. Ayrıca yönetim sadece kendi görüşlerini mi dikte ettirmek
istiyor yoksa çalışanlarıyla gerçekten de karşılıklı bir iletişim sürecine mi girmek istiyor
soruları üzerinde düşünmek gerekir.
2.4. Kurum İçi Halkla İlişkilerde Kullanılan Araçlar
Kurum içinde çalışan personele kurumla ilgili ve diğer gelişmeleri anında yansıtan
bilgileri açık iletişim kanalları ve etkin araçlarla iletmek gerekir. Burada işletme gazeteleri,
broşür, el kitapçığı, genelge, sirküler, duyuru tahtaları, raporlar, fotoğraf, film, slayt, video
mektup ve televizyon gibi görsel, yazılı ve işitsel araçlar, diğer yandan ikili görüşme, toplantı,
konferans ve seminer gibi sözlü iletişim araçları yaygın olarak kullanılmalıdır. Bilindiği
gibi halkla ilişkiler iki yönlü işleyen bir iletişim sürecidir.
Bunun iç halkla ilişkiler açısından anlamı, bir yandan personele sözlü ve yazılı iletişim
araçlarıyla işletmenin üretim, finans, teknoloji, yenilikler, yönetimin yapısını ve politikasını
yansıtmak, öte yandan personelden gelecek çeşitli istek, dilek ve önerileri üst yönetime aktarmaktır.
halkla ilişkiler bölümü, personelin firmayla ilgili görüş ve değerlendirmelerini
zaman zaman ikili görüşmeler, toplantılar, soru formları ve anket gibi sondaj yöntemleriyle
saptamaya çalışmalıdır. böylelikle tanıma ve tanıtma süreci iki yönlü gelişmiş olur. Kurum
içi halkla ilişkilerin geliştirilmesi konusunda çalışmalar yapan halkla ilişkiler uzmanlarının
karar vermesi gereken bir konuda kurum içi iletişimde hangi araçların kullanılacağıdır. Bu
konuda, kuruluşların amaçları ve iletişim bütçeleri belirleyici rol oynayacaktır. Kurum içi
iletişim araçlarına gelişen teknolojiye bağlı olarak her geçen gün yenileri eklenmektedir.
Kurum içi iletişimde kullanılan başlıca araçlar şunlardır:
Resim 3.5: Halkla ilişkiler uzmanları kurum içi iletişim kanallarını belirlerler
3.5. Personelle İlişki Büroları
Kuruluşa yeni gelen personelin kuruma daha iyi uyum sağlayabilmesi için belirli çalışmaları
üstlenmiş bu bürolar kimi kez personeli karşılama, kimi kez personelle ilişkiler,
bazen de personel danışma büroları gibi adlar altında anılmaktadır. Bu büroların örgütteki
çalışanlar arasındaki ilişkileri geliştirerek gruplaşmaları önlemesi bakımından önemli görevler
üstlendiği bilinmektedir. Bu büroların düzenleyeceği çeşitli toplantılar, tanışma çayları,
kokteyller, yemekler, piknik ve gezi gibi etkinlikler yalnızca işe yeni başlayan çalışanların
eski çalışanlarla tanışmalarını ve iyi ilişkiler kurmalarını sağlamaz. Aynı zamanda tüm çalışanlar
arasında olumlu ilişkilerin kurulmasında da önemli katkı sağlar.
Resim 3.6: Personel danışma büroları
2.6. Kurum Yayınları
Çalışanları bilgilendirmeye yönelik bu yayınların temel amaçları şunlardır:
Ø Çalışanları kurumun amaç, politika ve hedeflerinden haberdar etmek.
Ø Çalışanlara kurum kültürü aşılamak.
Ø Çalışanlara kurumun geleceği hakkında bilgi vermek.
Ø Çalışanları personel disiplini ve diğer konularda eğitmek.
Ø Çalışanları kurumdan ayrılanlar, emekli olanlar ve işe başlayanlar hakkında bilgilendirmek.
Ø Kurum içinde yaşanan ilginç olayları haber vermek.
Ø Çalışanların dedikodu yoluyla yanlış bilgilenmesini önlemek.
Gerek iç gerekse dış hedef kitleye iyi bir iletişim sağlanması ve sürdürülmesi amaçlarına
hiz-met eden kuruluş yayınlarında görülen sayısal artış ve çeşitlilik de bu yayınların
önemini vurgulamaktadır. Belirli bir büyüklüğe ulaşmış, bağımsız bir halkla ilişkiler bölümü
olan her kurumda içe dönük bu yayınlar genelde gazete, dergi ve bülten türündedir. Bunlar
süreli yayınlar olup, çoğunlukla haftalık, 15 günlük, aylık ya da iki aylık olarak çıkarlar.
2.7. Mektuplar
Genellikle kurum dışı hedef kitleye yönelik olarak kullanılan mektuplar, kurum içi ileti-
şimde de kullanılmaktadır. Bizzat üst yöneticiler tarafından önemli ve öncelikli konularda
çalışanları bilgilendirmek amacıyla kaleme alınır. Bir olayla ilgili bilginin sunulması veya
bilgi istenmesi, bir davet veya yeniliğin duyurulması gibi amaçlarla yazılır. Kurum çalışanları
üzerinde her zaman olumlu etki bırakır. Zaman zaman çalışanların evlerine yine üst yöneticilerin
yazdığı mektuplar gönderilir. Böylece o kuruluşun üst yönetiminin çalışanlara olduğu
kadar ailelerine de verdiği önem anlatılmış olur.
Mektubun etkili olması için inandırıcı, samimi, açık anlaşılır ve ikna edici nitelikte
olması gerekir. Ayrıca, mektup kağıdın tek yüzüne yazılmalıdır. Mektupların gönderileceği
adresler için bir adres arşivi oluşturulmalıdır. Mektupların çalışanlar üzerindeki etkisi izlenmelidir.
Olumlu yönde etkilendiklerinin belirlenmesi durumunda süreli bir yayına dönüştürülebilir.
2.8. İlan Panoları
Çok etkili olan ancak çok da ihmal edilen ilan panolarını küçümsememek gerekir.
Hem az masraflı hem de hızlı bir iletişim aracı olan bu panolar tüm çalışanların görebileceği
yerlere asılarak iletilmek istenen mesajları sahiplerine iletirler. Haberler konularına göre
gruplandırılarak panoya yerleştirilmelidir. Süresi dolmuş ilanlar kaldırılmalı veya güncelleştirilmeli
üst üste ilan asılmamalıdır. İlan panolarında acil duyurular için ayrı bir yer ayrılmalı,
sadece acil durumlarda kullanılmalıdır. İlan panoları; renkli kağıtlar, fotoğraflar ve
karükatürlerle ilgi çekici hâle getirilmeli, gerekirse sürekli düzenlenmesi için bir kişinin görevlendirilmesi gerekir.
Resim 3.7: İlan panoları
2.9. Sergilemeler
Kuruluşun mal ve hizmetlerinin ya da belli bir konudaki düşüncelerinin etkili, akılda
kalıcı teknikler kullanılarak tanıtılması amacıyla yapılan düzenlemelerden biri de sergilemelerdir.
Sergi; belli bir yerde resim, grafik, şema ve yazılar gösterilerek bilgi verme biçimindeki
halkla ilişkiler aracıdır. Her kuruluşun bir sergi salonu olmalıdır. bu yerler hem dışarıdan
konukların hem de çalışanların, yapılan işleri toplu halde görmeleri açısından yararlıdır.
Bu sergilemeler gereksinim duyulan her konuda yapılabilir. Örneğin; işçi sağlığı, iş güvenliği
konusunda alınacak önlemler; fotoğraflar, grafikler, resimler ve mankenler kullanılarak
sergilenebilir. Burada düzen önemlidir. Konu dağınık bir biçimde değil, birbirini izleyen bir
sıra içinde sunulmalıdır.
2.10. Kuruluş Raporları
Kuruluşun belirli dönemlerini kapsayan çalışmaları, özet raporlar hâlinde çalışanlara
sunulmasıdır. Bu dönemler; bir ay, altı ay veya yıl olabilir. Kuruluş raporlarında gerçek bilgiler
herkesin anlayacağı şekilde sunulmalıdır. Böylece çalışanlar, kuruluşu tanır ve kuruluşun
bir parçası olduklarına inanırlar. Çünkü kuruluş raporları, çalışanların kurum hakkında
doğru bilgiler edinmelerini sağlar. Kulaktan dolma bilgilerin neden olacağı olumsuz düşünceleri
ortadan kaldırır. Kuruluşun, çalışanları bilgilendirme konusunda duyduğu sorumluluk,
çalışanları motive eder. Böylece daha etkili ve verimli çalışmaları sağlanmış olur.
2.11. Görsel ve İşitsel Araçlar
Son yıllarda kurum içi iletişimde görsel ve işitsel iletişim teknikleri yaygın olarak kulla-
nılmaya başlanmıştır. Örneğin, işe alıştırma (uyum) programlarında ve çeşitli toplantılarda
slayt, videokaset ve CD gibi araçların kullanımı oldukça yaygındır. Çalışanları bilgilendirme
ve hizmet içi eğitimde, çağdaş işletmelerin kullandıkları iki temel araç, bilgisayarlar ve videokasetlerdir.
Özellikle geniş bir bilgisayar ağına sahip olan işletmeler, günlük bültenleri
programa girerek çalışanların bu bilgilere anında ulaşmasını sağlamaktadırlar.
Videolar, iş eğitimi dalında eğitimin aşamalarını ve brifingleri sunmak için kullanılır.
bir toplantının veya bir sunuşun bir bölümünde daha açıklayıcı ve kalıcı bilgi vermek amacıyla
da kullanılır. Video programlarının izleyenlerin dikkatini dağıtmayacak ve televizyon
programı gibi algılanmayacak şekilde hazırlanmasına özen gösterilmelidir. Son yıllarda bilgisayarlarda
hazırlanan eğitici ve tanıtıcı programlar, bilgisayarlara bağlanan cihazlarla hedef
gruba sunulmaktadır.
Resim 3.8 : Slaytların iç iletişimde önemli bir yeri vardır
2.12. Kapalı Devre Televizyon Programları
Kapalı devre televizyon sistemi, belirli bir noktadan yapılan yayının aynı anda yayımlanmasını
sağlayan birden fazla televizyonun birbirine bağlı olduğu sistemdir. Oldukça etkili
bir iletişim yöntemidir. Kapalı devre televizyon yayınları, kurum içi bilgi akışının sağlanması,
dayanışma ruhunun geliştirilmesi bakımından son derece yararlıdır. Ancak çalışanlar üzerindeki
etkisi, televizyonda yayımlanmak üzere hazırlanan video filmlerine bağlıdır. Filmler
ne kadar etkileyici hazırlanmışsa izleyiciler üzerinde o kadar iyi sonuçlar bırakır.
Kapalı devre televizyon programları; çalışanların başarılı uygulamalarını, yeni işe başla-
yan bir çalışanı tanıtmayı, kurumdaki yeni uygulamaları, eğlence ve moral toplantıları gibi
pek çok değişik konuda hazırlanabilir. Süreli haber programları, röportajlar, açık oturumlar
ve belgesel nitelikli konular, videokasetlere kaydedilip tüm çalışanların izleyeceği bir zamanda
yayımlanabilir. Bu yayınlarda yalnız yöneticilerin görüş ve beklentilerinin, emir ya da
talimatlarının değil, çalışanların çeşitli konulardaki görüş ve beklentilerinin yer almasına
özen gösterilmelidir.
2.13. Telefonla Bilgilendirme Programı
Ülkemizde pek kullanılmayan bu yöntem, batılı ülkelerin iç halkla ilişkiler programlarında
çok sık kullandıkları bir iletişim aracıdır. Bu sistem, kuruluşun en yetkili kişisi tarafından
anlatılan ve güncel konulara ilişkin açıklamalarını içeren bir teyp bandının telefon sistemine
bağlanması şeklinde çalışmaktadır. Böylece herhangi bir çalışan, herkes tarafından
bilinen numarayı telefondan çevirdiğinde teyp bandı otomatik olarak çalışmakta ve kayıt
yapılan metni telefona okumaktadır. Aynı şekilde, yine herkes tarafından bilinen bir telefon
numarasına boş bir teyp bandı koyarak çalışanların dilek ve beklentilerini öğrenmek de olasıdır.
Böylece kurum içinde yöneticilerden çalışanlara ve çalışanlardan yöneticilere doğru bir
iletişim ağı kurulabilir.
Kriz dönemlerinde çok yararlı olan ve genellikle 24 saatlik sürekli hizmeti kapsayan
bu uygulama, sürekli seyahat halinde olan satış personeli ve herhangi bir nedenle bir süre
için kuruluştan uzak kalan çalışana, kuruluşla ilgili son gelişmeleri bulunduğu yerden öğrenme
imkanı sağlamaktadır. Bu İletişim yönteminin amacı, çalışanlara önemli bilgilerin ve
sosyal faaliyetlerin duyurulmasıdır. Çalışanların memnun olduğu ve pek pahalı olmayan bu
yöntemin maliyeti sistemin genişliği ile doğru orantılı olup, etkinliği ise arayan sayısının
tespiti ile ölçülmektedir.
2.14. Toplantılar
Bazı işletmeler, çalışanlar ve yöneticilerin bir araya geldiği, düşüncelerin seslendirdiği
soruların sorulduğu, şikâyetlerin dile getirildiği toplantılara, iletişim sistemi içinde önemli
bir yer vermektedir. Yüzyüze iletişimin bir türü olarak kuruluşun genel merkezinde veya
ofislerde yapılan toplantı ve konferanslar, çalışanları bir araya getirmesi, yönetim ve çalışanlar
arasında direk iletişimi sağlaması açısından önem taşır. Çalışanlara ve yöneticilere
yüzyüze iletişim olanağı veren toplantılar, feed-back’i hemen almak, yanlış iletiyi büyük
ölçüde önlemek yanında, yeni görüşlerin tartışmaya açılması bakımından da önemli bir iç
iletişim yöntemidir. Toplantıların ne zaman ve nerede olacağı, kimlerin katılacağı, nelerin
konuşulacağı, bir başka deyişle toplantının gündemi önceden belirlenir ve katılımcılara bildirilir.
Diğer yandan çalışanlarda çeşitli nedenlerle kendi aralarında toplantı düzenleyebilir.
Kurumun halkla ilişkiler bölümü, toplantı organizasyonlarına aktif olarak katılmalıdır.
Halkla ilişkiler görevlisi, toplantı yerinin düzenlenmesinden ikramın ne olacağına, toplantı
sonrası etkinliklere kadar her konuda olayın içinde olmalıdır.
Resim 3.9: Toplantıdan bir görünüm
2.15. Üst Düzey Yöneticilerin Bölümleri Ziyaretleri
Zaman zaman üst düzey yöneticilerinin programsız bir şekilde bölümleri ziyaret etmeleri
ve burada çalışanlarla yüzyüze görüşmeler yapmaları, kuruluşla ilgili bilgileri birinci
ağızlardan almaları açısından yarar sağlamaktadır. Ayrıca üst yöneticilerin çalışanlarla doğrudan
temas etmeleri psikolojik bir faktör olarak genelde olumlu etkiler bırakmaktadır.
Resim 3.10: Yöneticilerin ziyaretleri
2.16. Çalışanların Ailelerine Yönelmek
Çalışanların aileleri de iletişim sürecinin içinde olan önemli gruplar arasında yer alır.
Çalışanların ailelerinin de kuruluş için önemli olduğu duygusunu oluşturacak çalışmaların
yapılması gerekir. Bu çalışmaların başında, kurum içi yayın organlarında ailelerin, kuruluş
hakkında bilgilenmesini sağlayan yazıları hazırlamak ve yayımlamak gelmektedir. Çalışanların
çocuklarının çeşitli başarılarını kutlamak ve bunların kurum içinde duyurulması gibi etkinlikler
de unutulmamalıdır. Çalışanların ailelerinin de katılacağı gezi, piknik gibi organizasyonlar
düzenlenmelidir. Ayrıca çalışanların doğum, sünnet ve evlenme gibi mutlu; hastalık,
ölüm gibi kederli günlerinde kurum yöneticilerini aralarında görmelerini sağlayıcı organizasyonlara
da önem verilmelidir.
Resim 3.11 : Yöneticiler çalışanların mutlu günlerinde yanında olmalıdır
2.17. Dilek Kutuları
Kolay ulaşılacak noktalara yerleştirilen, yanında kağıt ve kalem olan kutular aracılığıyla
çalışanların görüş, şikayet ve yorumlarını hızlı ve ucuz yoldan almak olasıdır. Dilek
kutularının amacına ulaşması, bu yola başvuranların görüş ve düşüncelerinin ciddiye alınmasıyla
sağlanabilir. Aksi halde kullanılmayan bir iletişim aracı olarak duvarları süsleyecektir.
2.18. Eğitsel Etkinlikler
Kurumların zaman zaman çeşitli konularda hizmet içi eğitim etkinlikleri düzenlemesi
gerekir. Bu etkinlikler, çalışanların eksikliklerini tamamlamalarını ve yeni uygulamalar
konusunda kendilerini yetiştirmelerini sağlar. Hizmet içi eğitim programları, çalışanların
çalışma yerlerinin dışında düzenlenmelidir. Özellikle tatil yörelerinde ya da pek sık gidilemeyen
otellerin salonlarında düzenlenmesi, eğitim ile eğlencenin ve dinlenmenin birlikte
gerçekleştirilmesi, eğitimin verimini arttırmaktadır. Bu nedenle hizmet içi eğitim programları,
elden geldiğince ilgi çekici olacak şekilde, eğitim ve halkla ilişkiler birimleri tarafından
ortaklaşa olarak düzenlenmelidir. Bu tür toplantılarda yöneticiler de çalışanların yanında olmalıdır.
Resim 3.12: Hizmet içi eğitim çalışmaları
2.19. Çeşitli Etkinlikler
İç halkla ilişkiler çalışmaları arasında, çalışanların dayanışmasını pekiştirici, kurum
kül-türünü oluşturucu etkinlikler önemli yer tutar. Bu etkinlikler arasında, belirli hizmet yılını
ta-mamlamış olanlara ödül verme ve emekli olanları uğurlama törenleri en çok gerçekleştirilen
çalışmalardır. Yine çalışanların, eşlerinin ve çocuklarının resim ve benzeri yaratıcı
çalışmalarının değerlendirildiği sergiler ve konserler de çalışanlarca ilgiyle karşılanmaktadır.
2.20. İntranet
İntranet, kurum içi İnternet demektir. Çalışanlar intranet sayesinde kurumlarıyla ilgili
tüm bilgilere en kısa sürede ulaşabilmekte ve herhangi bir hiyerarşik sistem olmaksızın, isteklerini
birbirlerine kurum içi e-mail sistemi ile iletebilmektedir. İntranet sayesinde pek çok
kurumda görülen “bilgiyi saklama, paylaşamama” durumu ortadan kalkmaktadır. İntranet,
kurumda o gün çıkacak yemek listesinden, yapılacak olan önemli bir toplantının
duyurumuna, boş kadrolardan eğitim dokümanına kadar çok çeşitli bilgileri içerebilmektedir.
İntranet sayesinde kâğıdın ve nakliyenin daha az kullanılmasıyla büyük ölçüde masraflar
düşmektedir. Örneğin; en basitinden tüm çalışanlara dağıtılacak olan bir adres ve telefon
rehberinin basım ve dağıtım masrafları, intranetle çalışanlara sunulan böyle bir hizmetin
maliyetiyle karşılaştırıldığında daha yüksek olduğu görülecektir.Kurum içi iletişimde çalışanlara
seslenmenin en etkili yöntemlerinden biri olan “kurum içi yayın” da bu sisteme yüklenebilir
ve bu sayede elde edilen dergi arşivi ile çalışanlar istedikleri sayıya çok kısa zamanda
erişebilmek imkanına sahip olmaktadırlar. Ancak kurum içi derginin yalnızca intranet
üzerinden yayın yapması düşünülmemelidir. Çünkü basılı bir malzemeyi elinde tutup okumak,
ekran üzerinde okumaktan çok daha rahattır.

KAYNAK:www.megep.meb.gov.tr

Döküman Arama

Başlık :