Kapat

BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK - BELGE AKIŞI

1. GELEN BELGELER
Kuruluşlara belge, bağlı bulundukları örgütlerden, kendi şube ve taşra birimlerinden, diğer
resmi dairelerden, özel ve tüzel kişilerden gelmektedir.
Genellikle evrakın büyük bir kısmı örgüt bakımından ilişkili bulunulan kuruluşlardan
gelmektedir. Gelen ve giden belgenin göreceği işlemin tespitinde evrakın geldiği yerler ve bu
yerlerden hangi oranlarda geldiği konusu önemli bir etkendir.
Kuruluşlara gelen belgeler,
 PTT kanalıyla,
 Çeşitli kuruluşların kuryeleri veya iş sahibi kişiler eliyle,
 Faks, Teleksle,
 Kargo ile,
 E-posta (E-mail) gibi özel haberleşme araçları ile gelmektedir.
Gerek kuruluş içi, gerek kuruluşlar arası yazışmalarda PTT aracılığı, genellikle şehir dışına
gönderilen yazılar için kullanılmakta, aynı şehir içine gidecek evrakın daha çabuk ulaşması amacı
ile çok kez özel kuryeler kullanılmaktadır. Böylece, her kuruluş bir veya daha çok sayıda kurye
çalıştırmakta, bazı hallerde bir tek evrakın iletilmesi için dahi bir kuryenin görevlendirildiği de
olmaktadır.
Bilgisayar ortamında çalışan kuruluşlarda gizlilik dereceli belgeler dışındaki yazılar, iletişim
teknolojileri (faks, teleks ve bilgisayar ağları) aracılığıyla gönderilmektedir. Bu sayede evrak
akışının hızlanması ve ekonomiklik sağlanmaktadır. Bunun yanında bilgisayar ortamındaki iletişim
sayesinde, kamu kurumlarında meydana gelen aşırı kırtasiyecilik ve gereksiz bürokrasi de aşılmış olmaktadır.
1.1. Belge ve Çeşitleri
Belge; bir iş için meydana getirilen yazılı kağıt ve kağıtlardır. Ayrıca kişilerin kendilerine ait
mektup ve notları da birer kağıt veya özel belge sayılmaktadır.
Başka bir deyişle belge, görülen hizmetler, yapılan işlemler ve haberleşmeler sırasında
üretilen her türlü yazılmış, basılmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş kağıtların tümüdür.
Günlük yaşantıda olduğu gibi iş hayatında da yazı yazmak, yazılanları okumak önemli bir
ihtiyaçtır. Yazılar kalıcıdır ve dosyalanarak uzun süre saklanabilir. Yapılan işlerde bir aksaklık
olmuşsa işin dosyası incelenerek ilgi belge bulunup gerekli tedbirler alınabilir. Oysa söz, zaman
içerisinde unutulur ve tekrar incelemeye konu olmaz.
1.1.1. Acele Belge
Önceliği olan normal evraktan önce ve ayrı işlemgörmesi gereken yazılardır. Bu tür evraklar
en kısa zamanda, geldiği tarih dikkate alınmaksızın ilgililere ulaştırılmalıdır.
Acele belgeler kendi içerisinde derecelerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılırlar: Günlüdür
ibaresi görülen belge 24 saat içerisinde cevaplandırılmalı, çok önce ibaresi görülen belge en geç 4 iş
günü süre içerisinde cevaplandırılmalı, önce ibaresi görülen belge ise en geç 6 iş gününde cevaplandırılmalıdır.
1.1.2. Gizli Belge
İlgilisinden başkası tarafından okunmaması ve görülmemesi gereken yazılardır. Bu tür
belgeler ağzı mühürlü, kapalı zarf içerisinde gönderilir. Zarf üzerinde gizlilik derecesi belirtilir.
Gizli belgeler, derecelerine göre kendi içlerinde ve normal belgeye göre öncelikli işlem
görür. Kuruluşlarda gizli belgenin kaydı zarf üzerinde yapılarak ilgililere teslim edilmektedir. Bu
tür belgenin dosyalanarak saklanması da diğer belgeye göre farklı olmaktadır.
Yazılar gizlilik derecelerine göre 5’ e ayrılır:
Çok Gizli: İzinsiz olarak açıldığında devlete güvenlik ve hayati bakımdan son derece büyük
zararlar verecek olan belge ve malzeme “ÇOK GİZLİ” olarak tasnif edilir.
Gizli: Gerekli izin sağlanmadan açığa vurulduğu takdirde milli güvenliği, saygınlık ve
çıkarları ciddi surette zarara sokacak ve diğer yandan yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak
içerikte olan malzeme, evrak ve bilgiler “GİZLİ” olarak tasnif edilir.
Özel: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletin çıkarlarına ve saygınlığına zarar verecek,
bir şahsın zarar görmesine neden olacak ya da yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak bilgi ve
dokümanlar “ÖZEL” ibaresi ile değerlendirilir.
Hizmete Özel: İçerdiği bilgi itibarıyla “ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ”, “ÖZEL” olarak tasnif
edilen hususlardan başka konularda güvenlik işleminde gereksinme gösteren bilgi ve belgeler
“HİZMETE ÖZEL” olarak değerlendirilir.
Kişiye Özel: Kişiye özel evrak aslında bir gizlilik derecesi olmayıp evrakın gittiği yerde ve
ilk işlemlerinde, belirli şahısların açabileceğini, bunların dışında herhangi bir şahıs tarafından
açılamayacağını ifade eder. Bu işaret her gizlilik derecesindeki ve normal belgeye gerekirse
verilebilir. “KİŞİYE ÖZEL” işareti tarih bloğunun üzerine kırmızı damga ile basılır.
1.1.3. Önemli Belge
Kurum için anlam ve önem taşıyan ayrıcalıklı her türlü yazılardır. Rektörlükten bölümlere
gelen yazılar, bakandan genel müdürlere gelen yazılar gibi.
1.1.4. Değerli (kıymetli) Belge
Çek, bono, tahvil, hisse senedi, teminat mektupları, koli ve ihbarnameleri gibi paraya
çevrilebilen kıymetler ve bu niteliği taşıyan diğer evraklar ile bunların ekli oldukları yazılar değerli
evrak olarak kabul edilir.
1.1.5. Normal Belge
Yukarıda bahsedilen evrak gruplarına girmeyen yazışma evrakıdır. Özelliği yoktur, normal postaya verilebilir.
1.2. Dosya Planı
Dosyalama sisteminin düzenle uygulanabilmesi, bir “dosya planı” hazırlanmasına bağlıdır.
Yeni açılacak dosyalar derhal dosya planına geçirilmelidir. Dosya planı ana, alt ve tek konuları
gösteren listeler halinde düzenlenir. Hazırlanan dosya planı da örgütün bütününde geçerlidir.
1.2.1. Dosya Planında Kullanılan Kodlar
Bir evrakın kodlanmasında belgenin konusu, gerçek veya tüzel kişilerin adı, numarası,
faaliyet alanları, bölümü gibi ölçütler kullanılabilir. Belge, birinci derecede hangi dosyayı
ilgilendiriyorsa ona göre kodlanır. Kodlarda saydığımız esas alınacak kriterlere göre kısaltmalar
yapılır. Örneğin muhasebe ile ilgili olanlar için “MUH”, Pazarlama faaliyetleri ilgili olarak “PAZ” kodu kullanılabilir.
1.2.2. Belgeleri Kodlama
Kodlama, kontrolü yapılan belgenin hangi dosyaya konulacağını belirlemek amacıyla
yapılır. Bir belgenin hangi dosyaya konulacağını belirlemek amacıyla yapılan ölçüt tespiti
sonucunda ortaya çıkan kritere kod, bu kriteri belirleme işlemine de kodlama denir. Kodlar
belgeleri diğer belgelerle karıştırmamak amacıyla belge üzerine renkli bir kalemle ve belirgin bir
biçimde yazılır. Belge kodlanırken dosya planları ve dosyalama sistemleri göz önünde tutulur.
Kodlar, dosyanın içereceği belgeyi belirlemek için kullanılır. Kodlama, bu kodun dosya ve belge
üzerine yazılmasıdır. Kodlama yapılırken dosya planı ve fihrist kuralları göz önünde bulundurulur.
Dosyada belgenin bulunmasını kolaylaştırmak için dosya üzerine etiketler yapıştırılır ve
kodlar etiketlerin üzerine yazılır. Etiket, dosyanın kimliğini gösteren bilgilerin yazıldığı yerdir.
Genellikle dosyaların sol üst kısmında etiket çizgileri bulunmaktadır. Eğer yoksa, kağıt etiketler yapıştırılır.
1.3. Zamanı Etkili Kullanma
1.3.1. Belge İzlemede Zamanın Önemi
Belgelerin defalarca elden geçmemesi için işlemi bitmiş bir belgenin, bir an önce
dosyalanması verimliliğe önemli katkı sağlar.
1.3.2. Zamanı Planlama
Bürolarda belge yönetiminde verimliliğin sağlanmasında çalışanların işlerini, iş ve hareket
etüdü ve ekonomisi ilkelerine uygun bir biçimde yapabilmeleri için büroların ve çalışma
masalarının dağınıklıktan arındırılması gerekir. Bunun için de öncelikle izlenmesi gereken adımlar
belirlenmelidir. Her iş için ayrı bir zaman dilimi ayırarak, bu zaman dilimi içinde işlerin
bitirilmesini sağlamaktır.
Çalışma masalarının dağınıklığını önlemenin başka bir yolu da belge klasmanı yöntemidir.
Bu yöntem kullanılarak gerekli belgelerin karışıklığa yol açmadan, gerekli yerlere ulaşması sağlanır.
Dosya ve belgelerin dağınıklığa neden olmaması için;
 El altında bulunması gerekenler,
 Başvuru için hemen bulunması gerekenler,
 Arşivlenecek belge ve dosyalar,
 Çöpe atılması gereken belgeler.
Şeklinde bir gruplandırma yapılır. Bu şekildeki bir tasnif, çalışma masalarının dağınıklığını
önlediği gibi, istenen belgeye kolaylıkla ulaşılması bakımından da yararlı olur.
Günlük belgelerin gecikmeye ve kırtasiyeciliğe neden olmaması için belli bir
sınıflandırmaya tabi tutulması gerekir. Bu sınıflama şu şekilde olmalıdır:
Yapılacak işler: Tüm çalışanların ve yöneticinin gecikmeden yerine getirmesi gereken günlü işlerdir.
Okunacak belgeler: Okunup gerekli işlemlerin yapılacağı veya havale edilmesi gereken belgelerdir.
Dosyalanacak belgeler: Genel olarak arşivlenmemesi gereken ve ileride başvurulacak
belgelerdir. Dosyalama sistemlerinde herhangi bir gecikmenin olmaması için dosyalama günlük
yapılmalıdır. Dosyalanacak belgelerin küçük tepecikler oluşturup göze batmaya başladıktan sonra
dosyalanması için gereken zaman, onların her gün dosyalanması için harcanan toplam zamandan
daha fazla olacaktır.
Günlük dosyalama, aynı zamanda kullanılması gereken bir kuralın sağlıklı bir biçimde
işlemesine yardımcı olur. Bu kural “son giren ilk çıkar” kuralıdır. En çok istenen belgeler, en yeni
belgelerdir. Dosyalamanın günlük yapılması durumunda bu belgelere kolaylıkla ulaşılabilir.
Çöpe atılacak belgeler: Yukarıda sayılanların içine girmeyen belgeler, zaman kaybına yol
açmaması için helmen çöpe atılmalıdır.
Bu sınıflandırma yapıldığında, gereksiz yere belgeler karıştırılıp zaman kaybı olmayacaktır.
1.4. Gelen Belgelerin Kontrolü Ve İzlenmesi
1.4.1. Gelen Belgenin Teslim Alınması
Belgenin teslimalınışı türüne ve geliş şekline göre değişir.
Posta İle Gelen Adi Belge: Herhangi bir formalite uygulanmaz. Postacılar tarafından ilgili birime bırakılır.
Taahhütlü ve İadeli Taahhütlü Belge: Belgenin geldiği servisteki ilgili kişi tarafından
imza karşılığı alınır.
İlgili Kişilerin Getirdikleri Belge: Bu tür belgeler kuruluşlarda görevlendirilen özel bir
memurluk tarafından alınır, kaydı yapılır ve ilgililerine belgenin tarih ve numarasını gösteren bir makbuz verilir.
Kurye ile Gelen Belge: Kurum içi veya kurum dışından gelen belgeler kurye tarafından ilgili
birimveya kişiye zimmet defterleriyle birlikte getirilir ve imza karşılığında teslimalınır. Bu yöntem
çoğunlukla gizlilik içeren belgelerde kullanılır.
Kargo ile Gelen Belgeler: Kuruluşların görevlendirdiği ilgili kişiler tarafından imza
karşılığında teslimalınır.
Faks, Teleksle Gelen Belgeler: Bu haberleşme araçları ile gelen belgeler ilgili birim veya
kişilere iletilir. Gizli belgeler bu yolla gönderilemez.
E-Posta (E-Mail)Yoluyla Gelen Belgeler: Bu yolla gelen belgeler kuruluşun elektronik
posta adresine gönderilir. Kuruluşlarda genellikle elektronik postaların alınması, okunması ve
cevaplanması sekreter tarafından yapılır. Gerekli görülürse çıktısı alınıp gelen belge defterine kaydı
yapılır dosyasına kaldırılır. Ya da elektronik ortamda saklanır.
1.4.2. Gelen Belgelerin Açılması
Teslim alınan belgelerden özel mektuplar ayrılır. Kaydedilmeden ve açılmadan sahiplerine
iletilir. Personele görevleri ile ilgili gelen mektuplar açılır ve kaydedilir.
1.4.3. Gelen Belgelerin Gruplandırılması
Gelen belgelerin hepsi tek tek gözden geçirilerek gruplandırılır. Bu gruplandırmada faturalar
ayrılır. Diğer belgeler ilgili birimlere gönderilir.
1.4.4. Gelen Belgelerin Kaydedilmesi
Gelen belge, gelen servisinde, gelen belge defteri veya gelen belge fişine kaydedilir.
Gelen belge defteri veya fişinde bulunan sütunlar:
Belge sıra numarası: İlgili yılın 1 Ocak – 31 Aralık tarihleri arasını kapsar.
Belgenin geldiği yer: Belgeyi gönderen kişi ya da kuruluşun adının belirtildiği sütundur.
Tarih: Belgenin geldiği tarihin yazıldığı sütundur.
Belgenin numarası: Belgenin üzerindeki sayı bölümündeki bilgiler yazılır.
Ek: Belge ile birlikte gelen ve belgeyi tamamlayıcı belgelerin belirtildiği sütundur.
Konu: Belgenin içeriğinin kısaca belirtildiği sütundur.
Dosya numarası: Belgenin saklanacağı dosya numarasını belirtir.
Çıkış numarası: Gelen belgeye cevap verildiğinde, cevabın giden belge defterinden aldığı
çıkış sıra numarasının yazıldığı sütundur.
Açıklamalar: Belgenin gönderildiği birim, kişi ya da yapılan işlem hakkında bilgilerin
yazıldığı sütundur.
Faturalar belge kayıt defterine sıra numarası verilerek kaydedilir. Arkalarına kaşe vurularak
ait olduğu birimin kodu, belgenin sıra numarası ve geliş tarihi yazılır.
1.4.5. Belgenin Teslim Edilmesi
Amir tarafından görülen belgeler belge teslim alma birimine geri gider ve belge kayıt
defterine kaydedilir. Konularına göre zimmet edilerek ilgili birimlere gönderilir.
Belge Birden Çok Birimi İlgilendiriyorsa
Konu ile birinci dereceden ilgili birime ulaştırılır. Bu birimdiğer birimlere gönderir.
Belge Tek Bir Konuyla İlgili Değilse
Belge birden fazla konuyla ilgili ise birden fazla konunun dosyasına girebilir. Bu durumda
belge birinci dereceden ilgili olduğu dosyaya konur. Diğer dosyalara çapraz başvuru formu
yerleştirilir. Böyle bir uygulamada, ilgili her dosyaya bakıldığında belge hakkında bilgi sahibi
olunur, belgeye çabuk erişilir.

2. GİDEN BELGELER
2.1. Belge Sınıflandırma
Kuruluşlar, genellikle gelen ve giden belgelerin teslim edildiği ve ilgili işlemlerin yapıldığı
ayrı bölüm oluştururlar. Bu bölüme “haberleşme servisi”, “gelen – giden evrak servisi”, “belge
işleme bölümü” gibi adlardan biri verilebilir. Bu bölümde gerekli kayıt ve kontrol işlemleri
yapıldıktan sonra belge, ilgili kişi ve birimlere teslimedilir.
Bölümler de belge üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra belgenin üzerine
dosyalanabileceğini gösteren bir işaret konur. Eğer belge üzerinde “dosyalanabilir” işareti yok ise
belge ilgili bölüme veya kişiye geri iade edilir. Bunun nedeni, üzerinde işlem yapılmamış veya
yapılan işlem tamamlanmamış belgenin ya da dosyalanmasına gerek görülmeyen bir belgenin
dosyaya konmasını önlemektir. Dosyalanmak üzere bekleyen belgelerin belirli sınıflara ya da
gruplara göre düzenlenmesi gerekir. Dosyalama öncesi yapılacak sınıflandırma, belgenin hangi
sisteme göre dosyalanacağına göre değişir. Örnek olarak, dosyalama sistemi konu adlarına göre
alfabetik sistemse, dosyalanması gereken belgelerin önce konu adlarına göre sınıflandırılması, daha
sonra alfabetik sıraya konulması gerekir.
2.2. Kayıt Alma Çeşitleri
2.2.1. Giden Belge Kayıt Defteri
Çıkış sıra numarası: Giden belge defteri ya da fişi, 1 Ocak – 31 Aralık tarihleri arasını
kapsar. 1 Ocak tarihinde “1” numaradan başlayarak 31 Aralık akşamına kadar sıra atlamadan
devameder. En son numaranın altından çizilerek o yıla ait kayıt işlemi kapatılır.
Gönderildiği yer: Belgenin gönderildiği kişi ya da kuruluş adının belirtildiği sütundur.
Tarih: Belgenin tarihinin yazıldığı bölümdür.
Ek: Belgeyle birlikte gönderilen ve belgeyi tamamlayıcı nitelikteki belgelerin sayı olarak belirtildiği sütundur.
Konusu: Belgenin içeriğinin kısaca belirtildiği sütundur.
Dosya no: Gönderilen belgenin kopyasının saklanacağı dosya numarasını belirtir.
Geliş sıra numarası: Gönderilen yazıya cevap bekleniyorsa gelen cevabın gelen belge
defterinden aldığı geliş sıra numarası bu sütuna yazılır ve belge ile ilgili kayıt işlemi kapatılır.
Açıklamalar: Gelen belge defteri ve giden belge defterinin ilişkilendirilmesi için gerekli
görülen açıklamaların yazıldığı bölümdür.
2.2.2. Bilgisayar
E-Posta (E-Mail) yoluyla giden belgeler kuruluşun elektronik posta adresine gönderilir.
Gerekli görülürse çıktısı alınıp giden belge defterine kaydı yapılır.Ya da elektronik ortamda saklanır.
2.3. Belge Çoğaltma Araçları
2.3.1. Fotokopi Makinesi
Profesyonel, amatör ve ev-ofis tipi olmak üzere farklı özellikte fotokopi makinesi modelleri
mevcuttur. Hatta piyasadaki çoğu markanın çok fonksiyonlu dijital (yazıcı-fotokopi) modelleri
vardır. Siyah - beyaz çekim yapan fotokopi makinelerinin yanı sıra renkli fotokopi makineleri de
piyasaya girmiştir. Günümüzde kaliteli, ekonomik, çok sayıda ve kısa zamanda kopya elde etmek
amacıyla fotokopi makineleri iş hayatında büyük öneme sahiptir. Çeşitli tipleri olan bu makineler
bir yazının kopyasının 1 – 2 saniyede çıkarılmasını sağlar. Kullanılmaları kolaydır.
2.3.2. Doğrudan Ya Da Sıvı İle Çalışan Çoğaltma Makineleri
Çoğunlukla alkol ile çalışan Ditto da denilen bu makinelerde bir mastırdan (üzeri yazılmış ya
da çizilmiş altı karbonlu özel bir kâğıt) istenen renkte olmak üzere ve dakikada yaklaşık 150 kopya
basabilir. Bir mastırdan 300 kopya elde edilir.
2.3.3. Dolaylı Ya da Jelatin Çoğaltma Makinesi
Bu makinelerin doğrudan sıvı ile çalışan makinelerden farkı, çoğaltma işleminde jelatin kullanılmasıdır.
2.3.4. Mültigraf Çoğaltma Makinesi
300 den fazla kopya elde etmek için kullanılır. Çoğaltmalarda özel harfler, klişeler, lastik
plaka ve matbaa mürekkebi kullanılır. Renkli baskı yapar, ancak her defada bir renk basar.
Bu tür baskıda yazıya imza eklemek olanağı da vardır. Saatte yaklaşık 9000 kopya basabilir.
2.3.5. Ofset Çoğaltma Makineleri
Birçok küçük boy ofset çoğaltma makineleri, büro işleri daha fazla olan ve özellikle yayın
yapan kurumlarda kullanılmaktadır. Ofset makineleri renkli baskı da yapabilir.
2.3.6. Adres Yazan Makineler (Adresograf)
Sürekli olarak aynı adrese yazı gönderen kurumlar için bu makineler kullanılabilir.
Gazetelerin abonelerinin adresleri, su – elektrik işletmelerinin her ay abonelerine gönderdikleri
faturalardaki adresler bu makinelerle yazılmaktadır. İlgililerin adresleri madeni bir levha ya da özel
bir stensil üzerine basılır ya da yazılır. Bu madeni levha ya da stensil makineden geçtikçe adresler
gönderilecek dokümanlar üzerine basılmış olur.
2.3.7. Dikte ve Ses AlmaMakineleri
Modern yöntemlerle çalışan bürolarda dikte ve ses alma makineleri kullanılmaktadır. Bu
makinelere yönetici ya da ilgili kişinin (toplantıda, araştırmada, çevirilerde vb.) konuşmaları
kaydolunur. Sonra bir sekreter dikte makinesindeki sesleri, bu makineye bağlı bir kulaklıktan
dinler, aynı zamanda bilgisayarda yazar. Özellikle yöneticiler emirlerini bu makinelere söyleyerek,
sekreterlerine dikte ya da steno ile not ettirmek için harcayacakları zamanı kazanmış olurlar.
2.3.8. Mikrofilm Makineleri
Bu makinelerin başlıcaları kurum ve devlet arşivlerinde ve kütüphanelerde, dokümanların
mikrofilme, mikro karta ya da mikro fişe alınmasını sağlayan makineler ile mikrofilm çoğaltma ve okuma makineleridir.
2.3.9. Bilgisayarlar
Çağımızın en yüksek kapasiteli elektronik makineleri olan bilgisayarların çok değişik
modelleri vardır. Hemen her işte kullanılan bu güçlü makineler bürolarda da geniş yer almaktadır.
Bankalar başta olmak üzere kamu kuruluşlarında ve özel kesimde kullanılan bilgisayarların fiyatları
yüksek olmakla birlikte yaptıkları işin sürati, kalitesi ve güvenilirliğiyle maliyetlerini fazlasıyla karşılar.
Bilgisayarlar, yazıcılar sayesinde bir yazının suretini çok kısa sürede ve istenilen sayıda çoğaltabilir.
2.4. Zarflama ve Paketleme
2.4.1. Belgenin Katlanması ve Zarfa Yerleştirilmesi
Belgenin katlanmasındaki amaç mektubun kolay açılmasını ve buruşmasını önlemektir.
Uzun zarfa konulacak mektup, aşağıdan yukarıya olmak üzere iki kez katlanır; başlıklı kısım geride
kalır. Geride kalan başlıklı kısmın yarım santim kadar uzun olması, buradan tutulmasını kolaylaştırır.
Dört köşe zarflarda kağıdın her iki katlanışında da arkada yarım santim kadar bir fazlalık bırakılır.
Mektup pencereli zarfa da konulabilir. Pencereli zarfların üzerine adres yazmaya gerek
yoktur. Yazıların yanlış zarfa konulması da önlenmiş olur. Bu tür zarfa konulacak kağıt, pilili olarak
ve adres kısmı önde kalacak şekilde katlanır. Adres, zarfın şeffaf olan penceresinden okunur.
Pencereli zarflara konulacak yazılarda adresin yazılacağı yer çizgi ya da noktalarla belirtilir, zarfa uyumsağlanır.
2.4.2. Etiketleme
Zarflar yatay ve dikey eksenlerinden 4 eşit parçaya bölünmüş gibi düşünülüp birinci
bölümde başlık (gönderenin adresi ) yer alır. İkinci bölüm posta pulu veya damga alanıdır. Üçüncü
bölümpostalama şeklinin belirtildiği alandır. Dördüncü bölümalıcının adresinin yazıldığı alandır.
Gönderenin adresi: Kurumlar genellikle zarflarına başlık (antet) bastırırlar. Zarf başlıkları,
zarfın sol üst köşesinde veya üst ortada bulunur. Başlık yoksa gönderenin adresi, zarfın üst
kenarından iki satır aşağıya zarfın sol kenarından beş vuruş (1 cm) içeriden yazılır.
Alıcının adresi: Yatay ve dikey eksenlerin kesiştiği noktadan veya bunun 1 cm dışından
başlayarak yazılır. Zarflar bir satır aralığında yazılır. Gönderilen ili yazmadan önce iki satır aralık
verilir. İl adı büyük harflerle yazılır. İl adından önce ilçe veya semt adı yazılacaksa araya virgül
konulur.
Alıcının adresi bilgisayarlarla etiketlere göre hazırlanarak etiketlere çıktı alınıp zarfın üzerine
etiket yapıştırılabilir. Etiket yazarken alıcının adresindeki yazımkuralları değişmemektedir.
Postalama şekli: Postalama şekli belirtilecekse adresten sonra en az iki satır, en çok dört
satır boşluk bırakılarak sol kenardan 1 cm içeriden büyük harflerle ve her harf arasında bir boşluk
verilerek yazılır ve altı çizilir. Bu kısım için istenirse postalama şeklini gösteren etiket, ilgili yere
yapıştırılabilir.
Posta pulu yeri: Pul zarfın sağ üst köşesine yapıştırılır. Günümüzde pul yerine geçen ücret
ödeme makinesiyle basılan damga daha çok kullanılmakta ve aynı yere basılmaktadır.
Pencereli Zarf Üstü
Uzun Zarf Üstü
Dört Köşe Zarf Üstü
2.5. Gönderme Yöntemleri
2.5.1. Normal (Adi) Gönderme
Mektup pulu yapıştırıldıktan ya da posta ücret makinesiyle damgalandıktan sonra postaneye
verilir. Normal göndermede mektupların içine kağıt para veya değerli kağıtlar konulmaz. Normal
mektuplar kaybolduğunda PTT sorumlu değildir.
2.5.2. Taahhütlü Gönderme
Taahhütlü göndermede mektup postane kayıtlarına girer, postane mektubu teslim aldığına
dair bir posta alıntısı (makbuz) verir. Mektup gönderildiği adrese ulaşmamışsa makbuzla takip
edilir. Taahhütlü mektup kaybolduğunda PTT, en çok gönderme ücretinin 50 katı tutarında tazminat öder.
2.5.3. İadeli Taahhütlü Gönderme
İadeli taahhütlü gönderme de mektup postane kayıtlarına girer. Zarfın üzerine “Alma haberi”
doldurularak iliştirilir. Mektubun postaneye teslim edildiğine dair makbuz alınır. Alma haberi
alıcıya imzalatılarak mektup teslim edilir. Alma haberi gönderene iade edilir. Bu durumda
gönderen, mektubun alıcıya ulaştığından emin olur ve gerektiğinde alma haberini saklar.
2.5.4. Özel Ulak (Ekspres) Gönderme
Özel ulak gönderme, iadeli taahhütlü gönderme şekline benzese de farklı olarak mektup
varış yerine ulaştığında normal dağıtım zamanı beklenmeden ayrı bir dağıtıcı ile en kısa sürede
adresine teslimedilir. Özel ulak gönderme ücreti, iadeli taahhütlüye göre daha fazladır.
2.5.5. Postrestant Gönderme
Tam adresi belli olmayan alıcılar için kullanılır.Bu gönderme şeklinde alıcının, durumu
önceden bilmesi gerekir. Bu şekilde gönderilen mektuplar, alıcılarınca adres olarak gönderilen PTT
‘den alınır. Postrestant gönderme şekli yalnız mektuplarda değil telgraf, koli ve havale
gönderilmesinde de kullanılır.
2.5.6. Acele Posta Servisi (APS) ile Gönderme
Acele posta servisi, acele gönderilmesi gereken mektup ve küçük paketler 24 saat içinde
APS ile adreslere ulaştırılabilir. APS ile gönderme, yurt içinde uçak ve doğrudan posta bağlantısı
bulunan yerlere 24 saat içinde, diğer yerlere 2-3 gün içinde teslimedilir.
2.5.7. Basılı Kağıtları Gönderme
Kapalı zarf içerisinde gönderilmesine gerek görülmeyen her türlü basılı kağıdın gönderilme
şeklidir. Basılı kağıtları gönderme ücreti daha azdır, ancak gönderilenin “matbu” olduğu üzerine yazılmalıdır.
2.5.8. Değer Konulmuş Mektupları Gönderme
Çek, poliçe, hisse senedi, tahvil gibi paraya çevrilebilen kıymetler gönderilecekse bu
yöntemle gönderilir. Değer konulmuş evrak, posta servisleri arasında kayıtlı olarak alınıp
verildiğinden, kaybolma olasılığı zayıftır. Posta işletmesi bu mektupların kaybolması, çalınması
veya zarar görmesi halinde, konulmuş değeri geçmemek üzere, zarar derecesinde tazminat öder.

KAYNAK:www.megep.meb.gov.tr

Döküman Arama

Başlık :