Microsoft Office SharePoint Server 2007'de İçerik Tipleri

Microsoft Office SharePoint Server 2007’de İçerik Tipleri Microsoft Office SharePoint Server 2007"nin ( MOSS 2007 ) çıkmasına az bir süre kaldı. Ürünün şaşırtıcı bir çok özelliği var. Bu özelliklerden biri de SharePoint teknolojilerindeki döküman yönetim sistemine yepyeni bir bakış açısı getirmesi. Bu makalede MOSS 2007 ile tanıştığımız içerik tiplerini ( content types ) tanımak için bir uygulama yapacağız.MOSS 2007 üzerinde klasik döküman yönetim sisteminin dışında, kendi içerik tiplerimizi oluşturma özelliği var. Bu özelliğin amacı, dökümanın şablonundan, ne zaman sistemden kalkacağına, Word 2007 üzerindeki döküman bilgi ekranının görüntüsünden ( Document Information Panel ) dökümana özel ekstra bilgi girilebilecek kolonlarına varıncaya kadar, döküman hakkında detaylı bir metadata ortaya koymak. Bence, üzerine konuşmaktan ziyade bir tane içerik tipi oluşturalım ve bu içerik tipini kullanalım.Amacımız, firmamızın müşterilerle yaptığı analiz çalışmalarını düzenli, rahat erişilebilir ve bir standarta oturmuş şekilde Office Word formatında SharePoint üzerinde saklamak. Bu işlem için Analiz Raporu adında bir içerik tipi oluşturacağız.Standartı sağlamak için ilk önce dökümanın görüntüsünü standart hale getirelim. Bunun için Office Word 2007"yi açalım. Insert menüsünde Header alanına tıklayalım, buradan Alphabet başlık tipini seçelim. Title alanına Analiz Raporu yazalım. Aynı Insert menüsünden Footer alanından da Puzzle ( Odd Page ) alt başlık tipini seçelim ve alt başlık bilgisi olarak Yazgeliştir.com | Confidential yazalım. Oluşturmuş olduğumuz sayfayı ( Şekil 1 ) Save As diyerek Word Template ( *.dotx ) öğesini seçerek bir şablon haline getirelim ve istediğimiz bir yere kaydedelim.Sıra geldi artık SharePoint üzerine geçip elleri çalıştırmaya. Oluşturacağımız Analiz Raporu adındaki içerik tipinin geçerli olmasını istediğimiz siteyi tarayıcımız ile açalım. Eğer portalımız içerisindeki tüm siteler içerisinde bu içerik tipinin geçerli olmasını istiyorsak, o zaman portalın ana sayfasını açmamız uygun olacaktır. Klasik görüntüde sağ üst köşede yer alan Site Actions alanına tıklayıp Site Settings --> Modify All Site Settings seçeneğine tıklayalım. Önümüze tüm sitenin ayarlarını görebileceğimiz yönetim arayüzü geldi. Bu arayüzdeki Galleries kısmından Site Content Types bağlantısına tıklayalım. Burada tüm site ve alt sitelerde kullanılan içerik tiplerinin bir listesi bize sunuluyor. Neden bizim de bir içerik tipimiz bu listede yer almasın?Hemen Create bağlantısına tıklayarak bizim de içerik tipimizin bu menüde yer alması için ilk adımı atalım. Çıkan menüde ( Şekil 2 ) Name alanına Analiz Raporu yazalım, Description alanına da bir tanım yazalım. Nasıl .NET Framework içerisindeki her sınıf object sınıfından türemek zorundaysa, SharePoint"te yarattığımız içerik tipleri de temelde mevcut tiplerden birinden türemek zorunda. Bizim oluşturacağımız içerik tipi en çok Document Content Types kategorisi içerisindeki Document tipine yakın. O yüzden seçeneklerde bu tipi temel tip olarak ( Parent Content Type ) seçelim ve oluşturacağımız içerik tipini Custom Content Types kategorisinin içerisine yerleştireceğimizi belirtelim. Menüden de anlaşılacağı gibi kendimize ait bir kategori de oluşturabilmekteyiz. Tüm bu bilgileri Şekil 2"de olduğu gibi doldurduktan sonra OK butonuna basalım. Şekil 1 Şekil 2 Artık yeni bir içerik tipi oluşturmuş olduk. Şimdi, bu içerik tipinin özelliklerini vermeye başlayalım. Önümüzdeki menüden ( Şekil 3 ) Advanced Settings bağlantısına tıklayıp Şekil 4"teki menüye erişelim. Bu menüde makalenin başında oluşturmuş olduğumuz Office Word 2007 şablonunu, Analiz Raporu içerik tipindeki tüm dökümanlara bir şablon olarak vermek için Document Template alanından Upload a new document template seçeneğini işaretleyip Browse butonuna basıp oluşturmuş olduğumuz .dotx uzantılı dosyayı seçelim. Read only alanını No olarak bırakıp, sonradan bu oluşturuğumuz içerik tipinin özelliklerini değiştirilebilir hale getirelim. Bu içerik tipi üzerinde yapılacak bir değişikliğin, bu içerik tipinden türeyen tüm tiplerde de geçerli olup olmayacağını ise Update Sites and Lists kısmında belirtiyoruz. Yes seçeneğini seçerken dikkat etmek gerekir, çünkü bir içerik tipindeki değişiklerin, ondan türeyen tiplere de uygulanması sorun yaratıyor olabilir, bu nedenle bilinçli olarak Yes ifadesini işaretleyelim. Genel olarak bu değişiklerin, bu içerik tipinden türeyen tipler için de geçerli olmasını isteyeceğizdir. Tüm bilgileri doldurduktan sonra OK butonuna basarak ana menüye dönebiliriz. Şekil 3 Şekil 4 Şimdi sıra, içerik tipimize dökümanın kendisinin yanında, ekstradan girilmesi gereken verilerin neler olduğunu belirlemek ve bunları Analiz Raporu içerik tipine eklemeye geldi. Bir analiz raporunda, analiz raporunun incelenip onaylanması ve müşteri ile temasa geçilmesi konularından sorumlu kişinin kim olduğu bilgisi ile, analizin yapıldığı firmanın web sitesi adresinin olmasını bekliyoruz. Bu bilgileri oluşturacağımız Office Word dökümanının içerisine yazmaktansa, SharePoint üzerindeki bir döküman kütüphanesinde bir kolon olarak görmeyi tercih ediyoruz, nedeni ise dökümanları bu bilgiler ışığında gruplayabilir, arayabilir, iş akışları oluşturduğumda bu bilgileri kullanabiliriz. Bu noktadan hareketle Analiz Raporu içerik tipinin ayarlar menüsünde ( Şekil 3 ), Columns başlığı altında bulunan Add From Existing Columns bağlantısını tıklayarak, analiz raporunu inceleme görevini kime atadığımızı belirtebileceğimiz ekstra bilgi kolonunu, sistemde önceden tanımlanmış kolonlar içerisinde seçeceğiz.Bu menüde ( Şekil 5 ) sistemde tanımlı olan kolonları kategori bazında filtreleyebildiğimiz gibi tüm kolonların da listelenmesini Select Columns From seçeneğinden sağlayabiliriz. Biz mevcut kolonlar içerisinden Assigned To kolonunu seçip Add butonuna tıklayalım ve Update all content types inheriting from this type alanında Yes seçili kalsın, ardından OK butonuna tıklayalım. Bu sayede, yarattığımız içerik tipinde görevi atayacağım kişiyi Active Directory"den sorgulayabileceğim bir Assigned To kolonuna sahip olduk.Mevcut kolonları seçebileceğimiz gibi kendi kolonumuzu da yaratabiliriz. Bunun için de yine Şekil 3"teki menüden Add from new site column seçeneğini seçerek kendi kolonumuzu yaratma sayfasına geçebiliriz ( Şekil 6 ). Bu sayfada ilk önce kolonun adını verip ardından kolonun hangi tipte veri kabul edeceğini belirtiyoruz. Kolon adını Firmanın Web Sitesi, tipini de Hyperlink with formatting and constraints for publishing olarak seçelim. Bu tip, klasik bağlantı ( hyperlink ) tipinden farklıdır. Bu tip için bağlantıyı yeni pencerede açabilme, tooltip tanımlayabilme gibi özel seçenekler bulunmaktadır. Tüm bilgileri Şekil 6"daki gibi tanımlayıp OK butonuna basabiliriz. Şekil 5 Şekil 6 Sırada hazırlamış olduğumuz içerik tipinden yaratılmış dökümanlar için policy ( davranış, poliçe ) tanımlamak var. Şekil 3"teki ayarlar menüsünden Information management policy settings bağlantısına tıklayarak açılan sayfada ( Şekil 7 ) bu policy"yi tanımlayacağız. Şekil 7"deki menüden Define a policy seçeneğini seçip, sadece bu içerik tipi için kullanılabilecek bir policy oluşturabilir, ya da Use a site collection policy seçeneğini seçip önceden site bazında tanımlanmış bir policy"yi kullanabiliriz. Biz, Define a policy seçeneği ile sadece bu içerik tipinde kullanılacak bir policy geliştirmeye başlayalım.Yeni policy hazırlama sayfasında Label alanı bulunmaktadır. Bu Label alanı dökümanı etiketlemek için bulunmaktadır. Burada verilecek olan etiket, gerek dökümanı yazdırırken kullanılabilir, gerekse bir resim olarak dökümanın içerisine bırakılabilir. Biz, bu dökümanın gizliliğini belirtmen adına "Gizli Döküman" yazısını etiket olarak verdik ve yazı tipi ile büyüklüğü ile de Şekil 8"deki gibi oynadık. Şekil 7 Şekil 8 Auditing alanında ise, bu içerik tipi ile ilgili yapılan hangi işlemlerin loglarının ( kayıt ) tutulması gerektiğini belirleyebiliyoruz. MOSS 2007 aracılığı ile bu loglara gerek sistem üzerinden gerek programlamatik olarak erişebiliyoruz. Biz de kendi içerik tipimiz için Şekil 9"da gözüken şekilde bir tanım yapıyoruz. Bununla beraber bu içerik tipinden oluşturulmuş dökümanlar için bir yaşam süresi tanımlayabiliyoruz. Bu tanımları Expiration alanında belirliyoruz. Analiz Raporu içerik tipimiz için, Şekil 9"da görüldüğü gibi, yaşama süresi olarak yaratıldıktan sonra 1 yıl tanımlıyoruz ve 1 yılın sonunda silinmesini belirtiyoruz. Menüden de anlaşılabileceği gibi dökümanın geçerliliğinin kaybolacağı zamanı bir iş akışı ile verebileceğimiz gibi, geçerliliği tamamlandığında bir iş akışını devreye alıyor da olabiliriz. Bunun yanında, Analiz Raporu tipinde yaratılan dökümanlar için birer barkod oluşturulmasını sağlayabiliriz. Bu barkod, aynı etiket gibi kullanılmakla beraber etiketten farkı, düz bir yazı yerine GUID bir değer almasıdır. Tüm bilgileri Şekil 9"deki gibi tamamladıktan sonra OK butonuna basabiliriz.Şekil 3"teki ayarlar sayfasından Document Information Panel seçeneğini seçerek Office Word 2007 üzerinde bulunan döküman bilgi ekranının, Analiz Raporu içerik tipinden dökümanlar için nasıl gözükeceğini belirtebiliriz. Burada InfoPath 2007"nin desteğini alarak, klasik döküman bilgi ekranına bir resim ekleyeceğiz. Şekil 10"daki menüde mevcut bir döküman bilgi ekranını URL"sini vererek kullanabileceğimiz gibi kendi şablonumuzu da oluşturabilir ve yayınlayabiliriz ( publish ). Biz yeni bir döküman bilgi ekranı oluşturacağız. Bunun için Create a new custom template seçeneğini seçerek, Analiz Raporu içerik tipi için tanımladığımız ekstra kolonlara değerlerini verebileceğimiz menüyü tasarlamamızı sağlayacak InfoPath 2007"i açıyoruz. Şekil 9 Şekil 10 InfoPath 2007 üzerinde karşımıza çıkacak olan menü Şekil 11"deki menüdür. Buradaki görüntüyle istediğimiz gibi oynayabilme hakkımız varken, bu şablona bir resim ekleyelim ki, Analiz Raporu içerik tipinden bir dökümanı yazmak isteyen, açmak isteyen kişilerin ekranında aynı Şekil 11"deki gibi bir görüntü olsun. Dikkatinizi çektiğini düşünüyorum, Firmanın Web Sitesi alanı erişilebilir, içerisine bir veri girilebilir değil ve ne yazık ki Office Word 2007 ekranında da doldurulabilir olmayacak. Nedeni ise, bu kolon tipinin bir takım yan özelliklere sahip olmasıdır. Bu kolonun değeri şu aşamada ancak SharePoint sitesi üzerinden verilebilir. Ancak, bu noktada bana "Eh, InfoPath"i sadece resim eklemek için mi açtık? Böyle kompleks bir veri tipini girmek için yeni kontroller ekleyip, tüm gerekli bilgiyi bu form aracılığıyla aldıramaz mıyız?" diyebilirsiniz. Haklısınız. Bu veritipinin gerektirdiği bilgi giriş ekranını şu an önümüzde açık olan menüden tasarlayabilir ve bir web servis aracılığıyla bu bilgilerin girilmesini sağlayabiliriz, ancak bu konu, makalemizin kapsamı dışarısında. Bu tarz gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra bu şablonu diskimize kaydedebiliriz, ancak biz şu an File-->Publish seçeneğini seçerek oluşturduğumuz şablonu SharePoint"e yollayacağız. File-->Publish seçeneğini seçtiğimizde yukarıda bahsettiğimiz kompleks tip nedeniyle bir uyarı mesajı almaktayız, bunu Ignore Errors seçeneğini seçerek geçebiliriz. Karşımıza çıkan menüde bizden bir bilgi seçmemiz isteniyor ancak varsayılan seçenek olarak şablonun SharePoint"e gönderilmesi seçili, dolayısıyla herhangi bir değişiklik yapmadan Next butonuna tıklayıp ardından çıkan menüde de Publish butonuna tıklayarak işlemi tamamlayabiliriz. Yayınlama işlemi bittikten sonra InfoPath 2007"yi kapatıyoruz ve internet tarayıcımıza geri dönüyoruz. Sayfadaki, bir önceki sayfaya geri dönme bağlantısını tıkladığımızda ise Use existing custom template seçeneğinin seçili olduğunu ve orada bir URL yazılmış olduğunu görüyoruz ( Şekil 12 ). Bu URL, an önce yayınladığımız şablonun SharePoint üzerinde nereye kaydedildiğini göstermektedir. Show Always alanındaki seçeneği işaretleyerekse, döküman bilgi ekranının, her Analiz Raporu tipinden dökümanın açılmasında otomatik olarak açılmasını sağlayabiliriz. Son aşama olarak OK butonuna tıklayarak işlemleri onaylayabiliriz. Şekil 11 Şekil 12 Analiz Raporu içerik tipimiz için gireceğimiz son bir ayarımız daha var. O da, MOSS 2007"nin döküman dönüştürme ( Document Convertion ) özelliğini kullanarak elimizdeki Word 2007 formatındaki dökümanı bir web sayfasına dönüştürmek için gerekli ayarları yapmak. Şekil 3"teki ayarlar menüsünden Manage document convertions for this content type bağlantısına tıklayarak bu ayarları yapabileceğimiz web sayfasına geçelim. Bu sayfada ( Şekil 13 ) birden fazla döküman tipi için dönüştürme opsiyonlarımız var. Bizim, Analiz Raporu içerik tipinden beklentimiz, bu tipteki Office Word dökümanlarını web sayfasına dönüştürmesi. Dolayısıyla From Word Document to Web Page seçeneğini işaretli bırakıp diğerlerinin işaretini kaldırabiliriz. Sonra da OK butonuna tıklayıp işlemi gerçekleştireceğiz.NOT: Döküman dönüşümü hizmetinin kullanılabilmesi için SharePoint Central Administration Site üzerinden, üzerinde çalıştığımız web sitesi için Document Convertions hizmetini aktif hale getirmemiz gerekiyor.İnanılır gibi değil, değil mi? Artık Analiz Raporu isminde bir içerik tipimiz var. Hadi artık kullanalım!Kullanmak için bir döküman kütüphanesi oluşturalım. Portalımızın ana ayfasına gidelim ve View All Site Content bağlantısına tıklayıp, çıkan menüde Create bağlantısına tıklayalım. Burada Libraries kategorisindeki Document Library bağlantısına tıklayarak bir döküman kütüphanesi oluşturalım. Önümüzdeki menüde ( Şekil 14 ) Document Template alanında döküman tipi olarak bir tip belirtmeyelim, Create butonuna tıklayıp döküman kütüphanemizi oluşturalım. Burada küçük bir not olarak, MOSS 2007 üzerindeki bir döküman kütüphanesinde farklı içerik tiplerinden dökümanları barındırabileceğimizi söylememiz gerekir. Şekil 13 Şekil 14 Döküman kütüphanesi oluşturmak nasıl kolaysa, döküman kütüphanesinin Analiz Raporu içerik tipinde dökümanları saklayabilmesini sağlamak da o kadar basit. Şekil 15"te olduğu gibi, döküman kütüphanesinin sayfasında Settings-->Document Library Settings alanına tıklayarak döküman kütüphanesinin özelliklerinin listelendiği sağyafa gidelim. Bu sayfada ( Şekil 16 ) Advanced Settings bağlantısını tıklayarak döküman kütüphanemizi kendi içerik tipimizden dökümanları bulundurmaya ayarlayacağız. Şekil 15 Şekil 16 Advanced Settings bağlantısına tıkladığımızda karşımıza çıkan menüde ( Şekil 17 ) Allow management of content types? sorusuna Yes seçeneğini seçerek yanıt vermemiz gerekiyor ki döküman kütüphanemizin farklı içerik tiplerinden dökümanlar barındırabilmesini sağlayalım. Document Template alanını boş bırakabiliriz çünkü bizim içerik tipimizin tanımında bir döküman şablonu zaten tanımlı. Browser-enabled documents alanındaki ayar, InfoPath formları gibi web üzerinden görüntülenebilir dökümanlar için, varsayılan görüntülenme şeklinin belirlendiği bir ayardır, bizim içerik tipimizle bir alakası olmasa da "Madem böyle bir opsiyon var, neden kullanmayalım?" diyerek "Web"den görüntüle" seçeneğini işaretleyelim. Tüm bilgileri Şekil 17"de olduğu gibi girip OK butonuna tıkladıktan sonra Şekil 16"daki ayarlar ekranına dönüş yapmış oluyoruz ancak, bu ekranda öncekinden farklı olarak kolonların listelendiği bir bölüm de bulunmakta ( Şekil 18 ). Bu menü, bizim farklı içerik tiplerinden dökümanları bu kütüphanede saklama olanağını verecek olan menü. Bu menüden Add from existing content types bağlantısına tıklayarak, özene bezene oluşturduğumuz ve Custom Content Types kategorisi içerisine yerleştirdiğimiz Analiz Raporu içerik tipini döküman kütüphanemizin tanıdığı tipler listesine ekleyeceğiz. Şekil 17 Şekil 18 Add from existing content types bağlantısına tıklayarak eriştiğimiz Şekil 19"da gözüken menüde Custom Content Types kategorisi altındaki Analiz Raporu tipini seçerek Add butonuna tıklayıp ardından OK butonuna tıklayalım. Bu sefer Şekil 16"ta incelediğimiz ayarlar menüsündeki kolonlar kısmının yine değiştiğini ve Şekil 20"deki hali aldığını görürüz. Bundan sonraki aşama, Analiz Raporu içerik tipini varsayılan döküman tipi yapmaktır. Bunun için Change new button order and default content type bağlantısına tıklayalım. Şekil 19 Şekil 20 Şekil 21"deki menüde de görüldüğü üzere, Analiz Raporu içerik tipini birinci sıraya alıyoruz. Bu noktada, Document içerik tipinin Visible özelliğindeki işareti kaldırırsak, Analiz Raporları döküman kütüphanesinin sayfasındaki menüde yer alan New butonuna tıklandığında sadece Analiz Raporu bağlantısı gelecektir, biz şimdilik Document içerik tipini görünür bırakalım. Bahsettiğimiz değişiklikleri OK butonuna tıklayarak onayladıktan sonra, Şekil 16"daki menüye geri dönüyoruz. Bu menüde kolonların listelendiği kısıma dikkat edecek olursak kolon listesi Şekil 22"deki hali almıştır. Şekil 21 Şekil 22 Artık önümüzde hiç bir güç duramaz. Şimdi, portal sayfası üzerindeki Home alanına tıklayıp, soldaki menüden Analiz Raporları bağlantısına tıklayıp Analiz Raporları döküman kütüphanesinin sayfasına gidelim. Bu sayfa üzerindeki New butonunun yanındaki minik oka tıklayarak bir menünün açılmasını sağlayalım. O da ne? İşte bizim Analiz Raporu içerik tipimiz ( Şekil 23 ). Sanki "Yeni Word Dosyası", "Yeni Excel Dosyası" der gibi, artık "Yeni Analiz Raporu Dosyası" da diyebiliriz. Şekil 23"te olduğu gibi New menüsünde bulunan Analiz Raporu bağlantısına tıklayalım. Office Word 2007 açılıyor ve bizim ilk başta tanımladığımız Office Word şablon dosyasının aynen bu yeni Office Word dosyası tarafından kullanılmış olduğunu görüyoruz, beraberinde ise InfoPath 2007 ile tasarladığım döküman bilgi ekranının ise tasarladığımız şekliyle karşımıza çıktığını görebiliyoruz ( Şekil 24 ). İçine birşeyler yazıp, döküman bilgi ekranındaki Assigned To alanına da Active Directory"de tanımlı bir kullanıcının domain kullanıcı adını domainkullanıcıadı şeklinde yazarak girdiğimiz ismi, ismi yazdığımız kutucuğun sağındaki ismi kontrol etme butonuyla kontrol edelim. Saklama işlemini başlatmak için File-->Save seçeneğine tıklamamız yeterli. Dosyamıza bir isim verdikten sonra dosyayı saklayalım ve Office Word 2007"yi kapatalım. İnternet tarayıcımıza döndüğümüzde kaydettiğimiz dökümanı görebilmekteyiz. Şekil 23 Şekil 24 Sıra geldi oluşturduğumuz dökümanı, tipi olan Analiz Raporu içerik tipinde tanımladığımız şekilde web sayfasına çevirme işlemine. Dökümanımızın üzerine faremiz ile gelip biraz bekleyince çıkan çerçevenin sağındaki minik ok butonuna tıklayarak açtığımız menüde Convert Document ifadesinin yer aldığını görmekteyiz. Bu ifadenin üzerine gelince açılan yan menüde From Word Document to Web Page seçeneği çıkıyor ( Şekil 25 ) . Bu seçeneği tıklayarak işlemi başlatmak için ayarları vereceğimiz sayfaya yönleniyoruz. Önümüze çıkan menüde ( Şekil 26 ), bu dökümanın web sayfası versiyonunun, oluşturulduktan sonra ne adla kaydedileceği bilgisini verebiliyoruz. Bunun yanında, operasyonun sonuçlanmasını tarayıcının önünde beklemek mi istediğimizi, yoksa, web sayfası oluşturulurken site üzerinde çalışmaya devam mı etmek istediğimizi seçebiliyoruz. Ayrıca, web sayfası oluştuktan sonra birilerine e-posta yollamak isteyip istemediğimizi, istiyorsak kimlere yollamak istediğimizi de yine bu menüden ayarlayabiliyoruz. Tüm bilgileri Şekil 26"daki gibi girdikten sonra OK butonuna basalım. Şekil 25 Şekil 26 Web sayfasının yaratılmasını beklemeyi seçtiğim için Şekil 27"deki gibi bir sayfanın önünde beklemekteyim. Office Word dökümanından bir web sayfası oluşturmak işlemi tamamlandığında ise, ilgili sayfayı açtığımızda Şekil 28"deki şekilde, dökümanın içerisine yazdıklarımızın web sayfası üzerinde görüntülendiğini görmekteyiz ve bu mutluluk ile artık tarayacının karşısına geçip bir kahve içebiliriz diye düşünüyorum. Şekil 27 Şekil 28 Bu makalemizde kendi ihtiyaçlarımızı karşılayacak bir içerik tipi oluşturup, bu içerik tipinden dökümanlar barındıran bir döküman kütüphanesi oluşturduk. SharePoint üzerindeki döküman yönetim sisteminin en güzel yönlerini kullandığımız bu makalenin Beta aşamasındaki MOS 2007 kullanıcıları için faydalı olmasını ümit ediyorum.NOT: Bu makalede geçen resimler ve bilgiler MOSS 2007 Beta 2 üzerinden yazılmış ve resmedilmiştir. Değişmeye açıktır...

Döküman Arama

Başlık :

Kapat