Kapat

BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK - İŞ PLANI

1. İŞ PLANI
Planlama, hayatımıza yön verir. Çünkü planlar yönelticidir. İş planı, ne elde etmek
istediğimizi; nerede, nasıl hareket etmemiz gerektiğini; hareket ve etkinliklerimize nasıl ve
ne zaman başlayıp, bitirmemiz gerektiğini; kimlere gereksinim olduğunu ve sonuçta niçin
bunları yapacağımızı baştan belirler. Böylece içinde bulunduğumuz koşul ve olanaklar
karşısında hareketimizin ne olması gerektiğini açıklar.
İş planı yaparken gelecekteki çalışmalar için mümkün olan her olasılık dikkate
alınmalıdır. Bu nedenle planlar esnek olmalıdır. Hangi tip kuruluşta görev yapılırsa yapılsın
ve hangi tür hizmete ait olursa olsun, tüm planlamalarda dikkat edilmesi gereken dört temel
öğe vardır. Amaç, kaynaklar, yöntemler ve denetim. Bir iş planının gerçekleşebilir ya da
gerçekleşemez bir tasarı olup olmadığı bu dört öğeyi taşıyıp taşımadığı ile anlaşılır.
1.1. İş Basitleştirme İlkeleri
Modern yönetimin amaçlarından birinin hizmet ya da mal üretiminde verimin
yükseltilmesi olduğu bilinmektedir. Gelişmiş ülkelerdeki yönetsel yapı ya da işletmeler
incelendiğinde bunların yukarıda belirlenen amaca en fazla yöneldikleri ve ulaştıkları dikkati çeker.
İşletme içinden kişilerle gerçekleştireceğiniz çalışmalarınızda, takım çalışmasının
gereklerine uymalısınız. Aynı amaç ve hedeflere hizmet için bir arada bulunanlar başarılı olurlar.
Çağımızda ve günümüzde özellikle kamu hizmetleri çok artmış, nitelikleri değişmiş,
kamuoyunun ve baskı gruplarının etkisi kuvvetlenmiş, örgütler büyümüş teknolojik gelişme
sonucu mekanizasyon ve otomasyon alanları genişlemiş bulunmaktadır. Öte yandan,
demokratik düzenin bir gereği olarak, vergi ödemekle yükümlü bulunan vatandaş ve onu
temsilen basın hizmetlerinin görülmesinde ve üretiminde rasyonel, sür’atli ve ekonomik
yöntemlerin kullanılmasına önem ve ağırlık vermektedir. Bu durumda hizmetlerde ve
üretimde en yüksek verimi elde etmeye yönelmek, gerek kamu kuruluşlarının, gerek
işletmelerin başlıca kaygıları, çabaları, sorunları ve sonuç olarak da amaçları olmuştur.
1.1.1. İşi Basitleştirme Teknikleri
İş basitleştirme organizasyonun mal veya hizmet üretim sürecinde kullanılan
metotların daha basit hale getirilmesiyle iş yapma performansının yükseltilmesi diğer bir
ifade ile verimliliğin artırılmasına denir. İş basitleştirmesi organizasyondaki bütün iş
görenlerin katılımıyla üretim sürecinde uygulanarak organizasyondaki toplam maliyetlerin azalmasını sağlar.
İş basitleştirilmesiyle üretim sürecinde yapılmakta olan gereksiz işlemler ortadan
kaldırılarak, benzer işlemler birleştirilir. İş basitleştirilmesi yapılırken işlerin kapsamının
azalması sonucu iş görenlerin sürekli aynı işi yapmasıyla ortaya çıkan monotonluk ve
bıkkınlık durumu da dikkate alınmalıdır. Monotonluk ve bıkkınlık durumunu ortadan
kaldırabilmek amacıyla iş çeşitlendirmesi yapılarak iş zenginliği sağlanmalıdır. Böylece iş
basitleştirme sonucu ortaya çıkan olumsuzluklar ortadan kaldırılarak işgücünün etkinliği ve verimliliği yükseltilir.
İş basitleştirilmesiyle ilgili eğitim haftalık, aylık ve yıllık kurs programları şeklinde
planlanmalıdır. İş basitleştirmesiyle ilgili eğitim programlarına katılan iş görenler
uygulamalı eğitimle iş basitleştirmesinde yapılan değişiklikleri öğrenmelidir.
İş Basitleştirme; İş dağıtım etüdü, iş akımı etüdü, hareket ekonomisi, alan ve yerleşme
etütleri, form analizi ve geliştirme ve iş ölçme tekniklerinden oluşmaktadır.
Bunların uygulanması özel bir uzmanlığa gereksinme göstermez. Ancak işi
basitleştirme uygulamalarında esas görev yöneticilere düşmektedir.
1.1.2. İşi Basitleştirme Yöntem Analizleri ve Kullanılması
Hemen her yerde, her işlemde ve her zaman uygulanabilen birtakım anahtarlar,
işlemlerin ve yöntemlerin analizinde çok önemli hizmet görürler. Sözü edilen bu anahtarlar
büro yöneticileri, ilk kademe amirleri ve bizzat işi yapanlar ile organizasyon ve metot uzmanlarınca kullanılabilir.
Bu anahtar takımı beşi (N) ve biri (K) harfiyle başlayan ve gerek büro, gerek
işletmelerde hiç hatırdan çıkarılmaması gereken çok değerli kılavuzlardır. Bu anahtarlar;
NE yapılıyor? NE yapılmalıdır?
NİÇİN yapılıyor? NİÇİN yapılmalıdır?
NASIL yapılıyor? NASIL yapılmalıdır?
NEREDE yapılıyor? NEREDE yapılmalıdır?
NE ZAMAN yapılıyor? NE ZAMAN yapılmalıdır?
KİM yapıyor? KİM yapmalıdır?
Sorularından ibarettir.
􀂾 NE ve NİÇİN YAPILMALI soruları ile gereksiz işlemler ya da işlemin bazı
aşamaları elimine edilir.
􀂾 NASIL YAPILMALI sorusu, yöntemin geliştirilmesi için geçerli ve değerli
sorudur. Yöntem (işlem, iş) bu soru ile basitleştirilebilir, geliştirilebilir. Örneğin;
elle yapılan bir işin makine ile yapılması, daktilo edilen bir yazının teksir
makinesinde ya da fotokopi yöntemi ile çoğaltılması yolu seçilebilir.
􀂾 NEREDE, NE ZAMAN YAPILMALI ve KİM YAPMALI soruları ile işin yapılış
zamanları, yeri ve sırası yeniden düzenlenir. Bu arada bazı işlem ya da safhalar
zaman ve yer bakımından birleştirilir, yerleri değiştirilir.
􀂾 KİM YAPMALI sorusu ile ayrıca, sorumlulukların belirlenmesi, saptanması ya da
yetki devri yapılması sağlanır.
İşi Basitleştirme (Yönetim Analizi) İlkeleri
Gerek yöneticilerin, gerek bizzat işi yapan personelin, gerekse iş sahiplerinin
yakındığı yöntemlerin geliştirilmesi için yapılacak inceleme ve çalışmalarda izlenecek
aşamalar şunlar olabilir:
􀂾 Geliştirilmesi ya da basitleştirilmesi istenen konu (iş, işlem ya da yöntem) saptanabilir.
􀂾 Seçilen konu, bütün ayrıntılarıyla incelenip durum formlarla saptanır. (bir kağıda kaydedilir).
􀂾 Saptanan hususlar bilimsel yöntemlerle analiz edilip sakıncalar bir yere yazılır.
􀂾 Bu yöntemin (işin, işlemin) gerçekten kullanılması gerekip gerekmediği araştırılır.
Bazı hallerde yöntemin (işin, işlemin) tümü olmasa da bazı safhalarının elimine
edilebileceği göz önünde bulundurulmalıdır.
􀂾 Saptanan sakıncaların giderilmesi için çözüm yolları düşünülür ve değişik öneriler
hazırlanarak bunlar ilgililerle görüşülerek test edilir.
􀂾 En uygun görülen yöntem seçilir, bir süre denenir. Varsa aksayan yönleri
düzeltilir, geliştirilir. Geliştirilen yöntem uygulamaya konur.
1.1.3. Verimlilik
Verimliliği, işletmenin sahip olduğu bütün kaynakları etkin şekilde kullanarak iyi
sonuç elde etmek olarak anlıyoruz. Çağdaş teknolojiden yararlanmak, etkin yöntem ve
teknikleri geliştirmek, bir işletme için verimliliği artırıcı nedenlerdir.
Verimlilik; bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetleri için yaptığı “girdi” (tüm giderler
toplamı) ile elde edilen “çıktı” (üretilen hizmet veya malın toplam değerleri) arasındaki oran olarak tanımlanabilir.
O halde verimin artması için girdiler azaltılıp çıktılar çoğaltılmaya çalışılmalıdır.
Ancak bu ilkenin her zaman geçerli ve doğru olduğu söylenemez. Zira hizmet ya da mal
üretiminde verimi etkileyen başka faktörler de söz konusudur. Bunlar Zaman, Kalite ve Ekonomi’dir.
Diğer bir deyişle;
􀂾 Her türlü hizmet ya da mal üretimi için bir zamana gereksinme vardır.
􀂾 Yapılan her hizmetin ya da üretilen malın kalitesi farklıdır.
􀂾 Üretilen her hizmet ya da malın maliyeti vardır.
Esas olan mal ve hizmet üretiminin; en kısa zamanda, en kaliteli biçimde ve en ekonomik (ucuz) yapılmasıdır.
Verimlilik Neden Herkesi İlgilendirir?
􀂾 İşveren, yeni yatırım imkanları yaratacak kaynak sağlar,
􀂾 Üretici, daha ucuz maliyetle daha yüksek kazanç sağlar,
􀂾 Tüketici, daha ucuz ve bol mal bulma imkanına kavuşur,
􀂾 Ülke, sağlıklı bir ekonomik büyüme ile hızla kalkınır,
􀂾 Toplum daha yüksek refah düzeyine ulaşır.
Verimi ve Verimliliği Etkileyen Faktörler
Birçok faktör verimi ve verimliliği olumlu ya da olumsuz olarak etkiler. Bunlar özet olarak şöyle sıralanabilir:
􀂾 Yönetimin türü (klasik, liberal ve demokratik yönetim),
􀂾 Planlama, örgütlenme, koordinasyon ve denetim fonksiyonlarının uygulama biçimi,
􀂾 İş bölümü-uzmanlık ilişkisi,
􀂾 Zaman ve kaynak kayıpları,
􀂾 Moral durumu,
􀂾 Eğitim durumu,
􀂾 Ücret sistemi,
􀂾 Kanun adedinin çok ve bunların bazılarının uygulamalarında güçlükler oluşu,
􀂾 Fiziksel koşullar (bürolarda ışık, havalandırma, rutubet, ısı, ses-gürültü durumları),
􀂾 Estetik ve dekoratif koşullar (bürolarda renk, müzik, biblo, tablo, dekor, temizlik, çiçek kullanımı vb.),
􀂾 Çalışma yöntemlerinin eskiliği (geleneksel usullere bağlılık).
1.2. İş Dağıtım Tekniği
Büro yöneticisi, personelin özellikleri, yetenekleri, bilgi, beceri düzeyleri ve görülecek
işin nitelik ve önem derecelerini göz önüne alarak bir iş bölümü yapmalıdır. İyi bir iş
bölümü, verimliliği artıracaktır. İş bölümü yapabilmek için iş dağıtım tekniğinden yararlanılır.
İş dağıtımı tekniği sayesinde, büro yöneticisi, personeller arasında iyi ve dengeli bir iş
bölümü yapabilir. İş dağıtım tekniğinin kullanılması ile her birimin işlerinin, iş görenler
arasında doğru ve bilimsel ölçülerle dağıtılması ve bunun analiz edilip geliştirilmesi sağlanır.
İş dağıtım tekniği, büroda yapılan işlerin bütünü ile bunların oluşması için büro personelinin,
işin hangi kısımlarını ne kadar zamanda yapmaları gerektiğini gösterir. Bu teknik, işin
bütününü analiz ederek, büroda daha uygun bir iş bölümü yapılmasını sağlar.
İş dağıtım tekniği genellikle günlük işlerin yapılmasında uygulanır. Bu tekniğin
uygulanması için bir çalışma süresi belirlenir. Bu süre, inceleme yapılacak işlerin çeşidine
göre 1-4 hafta arasında olabilir.
Çalışma süresi seçildikten sonra, sırası ile şu işlemler yapılır:
􀂾 Çalışmalara ait bir iş gruplandırma tablosu hazırlanır.
􀂾 İş gruplarındaki her bir iş için personel görev listesi belirlenir.
􀂾 Birimdeki her personel için düzenlenen personel görev listeleri ile iş gruplandırma
tablosu, iş dağıtım tablosunda (çizelgesinde) birleştirilir.
1.2.1. İş Dağıtım Tablosu
İş dağıtım çizelgesi şu sorular sorularak analiz edilir ve ortaya çıkan aksaklıklar iş
dağıtım tablosu üzerinde işaretlenir.
􀂾 En fazla zaman alan faaliyetler nelerdir ve bunlar doğru mudur?
􀂾 Personel, yetenek, eğitim ve deneyimlerine uygun görevlerde kullanılıyor mu
􀂾 Yapılmaması gerektiği halde yapılan işler, yapılması gerektiği halde yapılmayan işler var mı?
􀂾 Personel, zaman ve iş birimi bakımından eşit ağırlıkta iş yapıyor mu?
İş Dağıtım Tekniğinin Uygulanmasının Yararları
􀂾 Personelin, bilgi, yetenek ve deneyimlerine uygun iş yapması sağlanır.
􀂾 İşlerin tamamlanmasında, kimlerin hangi aşamalarda görev yaptıkları belirlenebilir.
􀂾 İşe katılanların her birinin harcadıkları zaman belirlenebilir.
􀂾 Her personelin kaç birim iş çıkardığı belirlenebilir.
􀂾 Yapılmayan işler varsa ortaya çıkartılarak, gerekli önlemlerin alınması sağlanabilir.
􀂾 Büro içerisinde her personele dengeli bir şekilde iş dağıtımı yapılabilir.
􀂾 İşlerin zaman yönünden kontrolü sağlanır.
􀂾 Büronun çalışma amacından sapması önlenir.
1.2.2. İş Dağıtım Tablosunun Dikey Analizi
Bürodaki iş dağıtımında görev alan her bir personelin tek tek durumları eleştirilerek,
yapılabilecek değişme ve gelişmeler ortaya konur.
Aşağıda, iş dağıtımı ile önerilen biçim her bir personel için karşılaştırılarak incelenmiştir.
Şube Müdürü Rüçhan Çabuk’un durumunun eleştirisi;
1. a. Gelen yazıları ve cevap taslaklarını incelemeye haftada 14 saat ayırmaktadır.
b. Bu yaptıkları bir yöneticilik görevi değildir. Yalnız gidecek yazıları incelemesi
yeterlidir. Bu işler için 14 saate karşılık 5 saat harcayacaktır. Yönetim işlerine ağırlık
vermesi ve diğer işleri ilgililere dağıtması gereklidir. Böylece 14-5= 9 saat süre kazanır.
2. a. Gelen sicilleri inceliyor, havale ediyor, dosyaların tutulmasını denetliyor.
b. Bunlar sicil memurunun esas işidir. Müdür, gelen sicillerden yalnız gerekenleri
incelemelidir. Bundan da 11-4= 7 saat süre kazanır.
3. a. Eğitim raporlarını özetleyerek görüş hazırlamaktır.
b. Bunlar da eğitim şefinin görevidir. Müdürün yalnız genel değerlendirme yapması
yeterli olur. Böylece 10-4= 6 saat kazanır.
4. a. Şubenin yönetimine 7 saat ayırabiliyor.
b. Oysa yönetim, müdürün esas görevidir. Ayrıntılı işler, ilgililere bırakılarak
kazandığı süreyi şubenin yönetiminde kullanmalıdır. Öneride bu süre 25 saate çıkarılmıştır.
5. a. Puantaj, ücret ve maaş bordrolarının hazırlanmasına 6 saat ayırmaktadır.
b. Bu iş evrak ve dosya memurunun işidir.
6. a. Rapor taslağı hazırlamaya 7 saat ayırmaktadır.
b. Rapor taslaklarını ilgili personel hazırlamalı, kendisi bunları incelemelidir.
Böylece 7-2= 5 saat süre kazanmış olur.
7. a. Ödenek hesaplarının tutulmasına 3 saat ayırıyor.
b. Bu bir memurun yapması gereken iştir.
8. a. Haftada 58 saat çalışıyor.
b. Öneride, haftada 40 saat çalışarak yorulmadan ve daha etkin bir yönetim yapması sağlanmıştır.
Eğitim Şefi Salih Türkben’in durumunun eleştirisi;
1. a. Gelen sicilleri inceliyor.
b. Bu, sicil memurunun işidir. Ona bırakılmalıdır.
2. a. Büro malzemesinin korunması görevi verilmiş.
b. Bu memur işidir. Buna karşılık müdürden sonra gelen kişi şef olduğu için
ziyaretçi kabulü, telefonlara cevap vermek görevi kendisine verilebilir (3 saat).
3. a. Haftada 52 saat çalışıyordu.
b. Öneride 40 saat çalışacaktır.
Sicil Memuru Gürkan Emeksiz’in durumunun eleştirisi;
1. a. Gizli evrakın kaydı, posta ve daktilo işleri yapıyor (15 saat).
b. Bunlar, evrak ve dosya memuru ile daktilo-sekreterin görevidir. Ali Acar esas
işlerine zaman ayıramıyor.
2. a. 10 saat puantaj işleri yapıyor.
b. Bu iş daha uygun bir personel olan sekretere verilmiştir
3. a. Tüm haftalık çalışma raporlarını hazırlıyor (10 saat).
b. Yalnız, kendi esas görevi ile ilgili çalışma raporlarını hazırlamalıdır. Bundan 10-
4= 6 saat süre kazanır.
4. a. Haftada 46 saat çalışıyordu.
b. Haftalık çalışma süresi 40 saate indirilmiştir.
5. a. Esas görevi sicil işlerine, 10 saat ayırabiliyordu.
b. Öneride sicil işlerine 27 saat ayrılması sağlanmıştır.
Memur Tuğba Akın’ın durumunun eleştirisi;
1. a. Daktilo işi yapıyor, pul hesabı tutuyor (6 saat).
b. Bu ilgisiz bir iştir. İşle ilgili evrak memuru vardır.
2. a. Eğitim raporlarını inceliyor (6 saat).
b. Eğitim şefinin görevidir. Öneride ona verilmiştir.
3. a. Dosya tutuyor.
b. İlgili memurun işidir.
4. a. Haftada 30 saat çalışıyor.
b. Haftada 40-30= 10 saat boş kalıyor. Gizli işsizlik görülüyor. Üzerindeki görevler
diğer memurlara uygun bir biçimde dağıtılmış ve kendisine iş kalmadığından şubeden alınmıştır.
Evrak ve dosya memuru Ali Acar’ın durumunun eleştirisi;
1. a. Eğitim belgelerinin dosyalanmasını yapıyor (3 saat).
b. Bu iş eğitim şefine verilmiştir.
2. a. Müdürün randevularını saptıyor (4 saat).
b. Bu iş sekreterin görevidir ona verilmiştir.
3. a. Haftada 24 saat çalışıyor.
b. Haftalık çalışma süresi 40 saat olduğuna göre 16 saat boş duruyordu. Verilen yeni
işlerle, haftalık çalışma süresi 40 saate çıkarılmıştır.
Daktilo-sekreter Buse İpek’in durumunun eleştirisi;
1. a. Daktilo işleri yapıyor. Haftada 30 saat çalışıyor.
b. Pozisyonuna uygun iş yapıyor, fakat daktilo ve sekreterlik işleri diğer personele
de dağıtılmış olduğundan haftada 40-30= 10 saat boş zamanı oluyor. Öneride
kendisine 40 saati dolduracak kadar uygun işler verilmiştir.
1.2.3. İş Dağıtım Tablosunun Yatay Analizi
İş dağıtım tablosunun yatay analizi ile her bir faaliyet türünün, personel arasında nasıl
dağıtıldığı gösterilmektedir. Tablo 3 bu açıdan incelendiği zaman, her bir faaliyetin, hemen
hemen tüm personel arasında dağıldığı görülmektedir. Yani herkes, her tür iş yapmaktadır.
Örneğin; 4 nolu faaliyet olan eğitim işleri, şubede mevcut 6 personelden (sicil memuru hariç) 5’i arasında dağıtılmıştır.
Oysa geliştirilen ve önerilen yeni iş dağıtım tablosunda, her faaliyet pozisyonlarına
uygun olacak biçimde puantaj, ücret, maaş işleri de (evrak, dosya memuru hariç) 5 memur arasında dağıtılmıştır.
Oysa geliştirilen ve önerilen yeni iş dağıtımı tablosunda her faaliyet, pozisyonlarına
uygun olacak biçimde 2 veya 3 personelde toplanmıştır.
Zorunlu durumlarda, haftalık 40 iş saati dengesini sağlayabilmek üzere, personele
durumlarına uygun bazı ek işler verilmiştir. Örneğin; evrak ve dosya memuruna; puantaj,
ücret ve maaş bordrosu düzenleme vb. işlerin verilmesi gibi.
Sonuç olarak; personel müdürlüğünde uygulanmakta olan iş dağıtım düzeni incelenip
analiz edilerek geliştirilmekle şu yararların elde edildiği ileri sürülebilir:
􀂾 Büroda en çok zamanı 77 saat ile yazışma ve daktilo işleri almakta iken, bu süre
esas işler yararına 67 saate indirilmiştir.
􀂾 Haftalık toplam iş saati 240 saat idi. Bu süre 1000 olan iş birim toplamında, hiçbir
indirim olmadan 200 saate düşürülmüştür.
􀂾 Müdür, 58 saat çalışıp gereksiz ve ilgisiz işler yaparken, bunlardan kurtarılıp
şubenin yönetimine ağırlık verilmesi sağlanmıştır.
􀂾 Şubedeki personel sırayla haftada 58, 52, 46, 30, 24, 30 saat çalışırken, önerilen
durumlarda, tüm personel haftada 40’ar saat çalışır duruma getirilmiştir. Böylece
eşit süre çalışma ile boş durmaların önlenmesi sağlanmıştır.
􀂾 Personele, çok çeşitli değil, pozisyonlarına uygun işler yapacak şekilde yeni bir iş
dağıtımı yapılmıştır. Böylece çalışma verimi de yükselecektir.
􀂾 Her tür faaliyet (iş) birçok personel arasında dağıtılmış olmaktan kurtarılmıştır.
􀂾 Tuğba Akın’a büroda iş kalmamıştır. Kendisi, uygun bir süre içinde, aynı
kuruluşta açık bulunan veya açılacak olan bir işe yerleştirilecektir (İşten çıkarma
kesinlikle söz konusu değildir.).
􀂾 Tuğba Akın’ın aylığı 200 YTL olsa, büroda yapılan iş dağıtım etüdü sonucunda
çeşitli yararlara ek olarak, yılda 200 x 12 = 2400 YTL’lik tasarruf elde edilecektir.
Tuğba Akın’ın, aynı kuruluşta başka bir bölümde işe yerleştirilmesi sonucunda
yeni bir elemana ihtiyaç duyulmayacaktır. Böylece işe alınması düşünülen yeni bir
elemana ödenecek ücret kadar büronun tasarrufu olacaktır.
Böyle bir iş dağıtımı çalışmasının ülkedeki 1000 büroda yapıldığı düşünülürse, ülkeye
yılda 2400 x 1000 = 2 400 000 YTL’lik tasarruf sağlanmış olur ki, bu para ile birçok
yatırımın (okul, yol, köprü, hastane) yaptırılabileceği düşünülürse, sağlanan tasarruf ve
yaratılan kaynağın önemi ve değeri ortaya çıkacaktır.
İş analizi şu gerekçelerle yapılır:
􀂾 Çalışma yöntemlerinin iyileştirilmesi,
􀂾 Büronun verimli bir şekilde düzenlenmesi,
􀂾 Çalışmaların seyrinin izlenmesi,
􀂾 En uygun organizasyonun gerçekleştirilmesi,
􀂾 Zamanın daha verimli kullanılması
İş analizi yapılırken, ilgili kişiyle görüşme daha iyi sonuç alınmasına yardımcı olur.
İş analizi için şu veriler gereklidir:
􀂾 Personel ne zamandan beri bu işi yapmaktadır?
􀂾 Daha önce yaptığı iş ve işin zorluğu, kolaylığı,
􀂾 İşin yapıldığı çevre koşulları,
􀂾 Personelin, eğitim, deneyim vb. özellikleri.
İş analizi sonunda, işin yapılması aşamalarında gereksiz olanların atılması, uygun
olanların birleştirilmesi, yeniden ve uygun biçimde işin dağıtımı ve verimliliğin
yükseltilmesi gerçekleştirilmeye çalışılır.

2. İŞ AKIMI TEKNİGİ
İş akımı tekniği, bir işin yapılmasında, işlerin sırasını, alınan malzemeyi, harcanan
zamanı bir şema yardımı ile gösterip bunun üzerinde analiz yaparak üretimin
basitleştirilmesini amaçlar.
Her iş çeşitli aşamalardan oluşur. Mal ya da hizmet üretimi işini oluşturan bu adımlar
birbirini izlemelidir. İş akımı izlenmez ve sürekli gözden geçirilemezse işin veya hizmetin
maliyeti artar, zaman kaybı, gecikme ve duraklamalar ortaya çıkar. İş akımı tekniği
uygulanarak bu olumsuzluklar giderilebilir.
İş akımında her aşamadaki bir işlem sonrakini, bir sonraki ise daha öncekini
desteklemelidir. İş akımı tablosunun analizi ile ters gidişler, tekrarlar, duraklamalar,
gecikmeler, harcanan fazla zaman ve mesafe önlenir. Bu analizle işler daha çabuk, daha az
zaman ve mesafede, verimli bir şekilde yapılır. Sonuçta hatalar azalarak iş verimi yükseltilmiş olur.
İş akımını gerçekleştirmek için iş akım tablosu (şeması) kullanılır. İş akım şeması, bir
işin bütün aşamalarının kaydedileceği bir çizelgedir (formdur).
İş akımı şemasının analizi ile şu amaçların gerçekleştirilmesi sağlanmaya çalışılır:
􀂾 İşin görülmesindeki aşamalardan gereksiz olanların yok edilmesi,
􀂾 Uygun olanların birleştirilmesi,
􀂾 İş görenler arasında işin yeniden ve ölçülü şekilde dağıtımı,
􀂾 İşin yapıldığı aşamaların yer ve zamanlarının yeniden düzenlenmesi,
􀂾 Verimin yükseltilmesi,
İş akımı şemasının analizi için işin tamamı ve her bir işlem için sonraki sayfadaki
sorular tek tek sorulur ve bu sorularla, karşılarında yazılı sonuçlar elde edilmeye çalışılır.
Büro yöneticileri, iş analizinde kullanılabilen ve 5N-1K kuralı olarak bilinen yöntem
analiz anahtarlarından yararlanmalıdır.
2.1. İş Akım Şeması (Tablosu)
İş akımını geliştirmek için iş akım şeması kullanılır.
Bu şemada işlemler sembollerle gösterilir. Semboller şunlardır;
İşlem, bir daire (O) ile gösterilir. Bir yazının daktilo edilmesi, gönderilecek
malzemenin ambalaj yapılması, evrakın kaydedilmesi, dosyalanması gibi düzenlemek,
hazırlamak, birleştirmek, ayırmak hallerinin işlemidir.
Geçiş, bir çift ok (= >) ile gösterilir. Bir eşyanın ya da evrakın bir yerden diğer yere
gidişi geçiştir. Bir yazının başka masaya gönderilmesi, evrakın postalanıp yollanması,
ameliyathane malzemesinin depodan hastaneye sevk edilmesi gibi.
İnceleme, bir yere (□) ile gösterilir. Bir işin doğruluğunu denetlemek, bir malzemenin
miktar ya da kalite bakımından incelenmesi, yazının gözden geçirilmesi ilaçların
laboratuarda muayenesi, tahlili gibi
Bekleme, (D) harfi ile gösterilir. Bir madde ya da yazının, sonraki işleme başlamadan
durması, beklenmesi (gecikme)dir.
Son işlem, ters bir üçgen(▼) ile gösterilir. Bir malzemenin depolanması, işlemi biten
yazıların dosyaya kaldırılması gibi.
İş akım tablosunun doldurulması
İş akım tablosu, bir işin bütün aşamalarının kaydedildiği bir çizelgedir(tablodur,
formdur).Bu tablonun üst kısmı, yapılacak incelemeye, incelenecek işleme (işe) ilişkin bilgileri kapsar.
İş akım şemasının doldurulması için;
􀂾 İncelenecek(analiz edilerek geliştirilecek)işin, başlangıcı ve sonu saptanır.
􀂾 Tablonun soluna seçilen işin bütün adımları, detaylı olarak alt alta ve ayrı ayrı yazılır.
􀂾 Her yatay sütuna yazılan aşama (işlem, geçiş, inceleme, bekleme, son işlem)
karşısındaki semboller, birleştirilmek suretiyle iş akım şeması ortaya çıkarılır.
􀂾 Tablonun ilgili hanesine, işin her aşaması için sarf edilen zaman “dakika” ve
kastedilen mesafe “metre” birimi üzerinden eklenir.
􀂾 İşin başından sonuna kadar olmak üzere saptanan aşamaların (İşlemlerin,
beklemelerin, inceleme ve geçişlerin) toplamı ile bu işe sarfedilen zaman ve işin
yapılmasında kastedilen mesafelerin toplamaları, şemanın üstündeki özel kısmına
yazılır. Bu suretle incelenerek, geliştirilecek işe ait, bir iş akım şeması (tablosu) oluşturulmuş olur.
Bu soruların (5N-1K)işin bütününe ve sonra da her işlem için sorulması; yok etmek,
birleştirmek, basitleştirmek ve yetki devrine imkan tanır. Aksamalar iş akımı şeması üzerine kaydedilir.
Bu şekilde yapılan analiz sonuçları göz önüne alınarak, işin bazı işlemleri atılabilir,
birleştirilebilir, yeri değiştirilerek yeniden düzenlenebilir. Elde edilen iş akımı, yeni bir iş
akımı tablosu üzerinde gösterilerek uygulanmaya başlanır(Toblo7.1 ve 7.2.birlikte incelenmelidir.).
Bu şekilde iş akım tablosu hazırlanarak, bunun analizi daha basit, çabuk, ucuz, daha az
zaman ve daha az mesafe yürünmesi sureti ile geliştirilmiş olur.
2.2. İş Akım Tablolarına ilişkin Açıklama
“Bir ödeme işlemi”ne ilişkin iş akımı, Tablo 1 ile bunun
önerilen(geliştirilmiş)biçiminin aralarındaki fark, Tablo 1’de üst kısmındaki bölümde özetlenmiştir.
Gerek bu özet tablo gerek Tablo 1 ve Tablo 2’de verilen iş akımı tabloları
incelendiğinde, aşağıda belirtilen farklar görülecektir.
􀂾 42 adımdan oluşan ödeme işleminin 23 adımda tamamlanması sağlanmıştır.
􀂾 Bu sonuç şöyle elde edilmiştir:
• İşlem adedi13’ten 7’ye,
• Geçiş adedi13’ten 7’ye,
• İnceleme adedi 9’dan 5’e
• Bekleme adedi6’dan 37e düşürülmüştür
Bunu sonucu olarak ayrıca;
• Muhasebe müdürü, iş akım zincirine 7 defa katılırken bu 2’ye;
• Müdür sekreteri, iş akım zincirine 8 deva katılırken bu’4;
• Muhasebe şefi de, iş akım, zincirine 9 deva katılırken bu 3’e;
• Muhasebe memuru, iş akımı, zincirine 11 deva katılırken bu 7’;ye
indirilmiştir. Kuşkusuz bu kişiler, kazandıkları süreyi daha yaralı, verimli
bir şekilde kullanacaklar ve bu süre içinde yeni işler ve hizmetler üreteceklerdir.
􀂾 İşin yapılması için kat edilen mesafe 125 m iken 45 m ye düşürülerek, mesafeden
(yürümekten, yorgunluktan)%50’den fazla tasarruf sağlanmıştır.
􀂾 Ödeme işleminde, sekiz kopya ödeme fişi doldurulması kesinlikle gereksizdir.
Müdür, şef gibi kişilerin özel (kişisel) dosyalar düzenlenip kendileri için bir kopya
saklamaları, aslında arşivleme sistemlerine ve birbirine güvenleri olmadığını gösterir. Bu
nedenlerle sekiz kopya ödeme kopya ödeme fişi üç kopyaya indirilmiştir. Bu da kırtasiyeden,
zaman ve emekten sağlanan ayrı bir tasarruftur. Kopya adedi azaltılarak, ayrıca
kırtasiyecilikten kurtulmak, daktilo makinesi ve şerit yıpranmasını azaltıp bunların ömrünü
uzatmak olanağı elde edilmiş olacaktır.
NOT: Belirtilecek bir limite (örneğin 50 YTL’ ye) kadar olan ödemeler muhasebe
memuru ile muhasebe şefinin imzası ile yapılabilir. Böyle bir uygulamaya geçildiğinde
müdür ve sekreteri iş akımı zincirine hiç girmemiş olur. Böylece 9. adımdan 16. adıma
geçilir. Muhasebe müdürlüğü personeli, şimdiki gibi ayrı odalarda oturma yerine, açık
büroya toplanılırsa, gerek zamandan, gerek mesafeden ayrıca ekonomi sağlanmış olur.
􀂾 Ödeme işlemi süresi 210 dakikadan 60 dakikaya, mesafe 125′m den 45′m ye
düşmüştür. Zamandan 210-60 = 150 dakika (2.5 saat) kazanılmıştır. Bunun yıllık
parasal değeri şöyledir.
Büroda çalışan memurların aylık maaşları toplamı 120 YTL olsa bir günlüğü:
120 : 30 = 4 YTL ve bir saatliği 4 : 8 = 0.50 YKR olacaktır.
Yılda 250 iş günü çalışıldığına göre, bu büro için yıllık kazanç:
1.25 YKR (2.5 saat x 0.50 YKR) x 250 = 312.50 YTL olacaktır.
Türkiye′de bu ödeme işleminin bu tür 1000 büroda yapıldığı düşünülürse, yapılan iş
akım önerisi ile yılda 312.50 x 1000 = 312 500 YTL tasarruf sağlanacağı ileri sürülebilir ki
bu küçümsenmeyecek bir miktardır.
Ayrıca kendisine ödeme yapılan işveren (iş sahibi, 210 dakika yerine 60 dakika da işi
bitince, kalan süresini başka hizmet ya da mal üretimine ayırmak suretiyle ulusal gelire bir
miktar daha fazla katkıda bulunabilecek demektir ki sağlanan kazanca bu miktarın da eklenmesi gerekir.
2.3. Hareket Ekonomisi Tekniği
İşleri bütün ayrıntıları ile analiz ederek en uygun çalışma metotlarını bulmak,
çalışanların vücut hareketlerinden en iyi verim almak, hareket ekonomisi tekniğinin amacını oluşturur.
Bürolarda, hareket ekonomisi tekniğinin uygulanması sonucunda işlerin kaliteli ve
verimini artırma imkanı elde edilir.
Hareket ekonomisi ilkeleri ışığında iş yöntemlerinin geliştirilmesinde gereksiz
hareketlerin ortadan kaldırılması, daha iyi bir işlem sıralaması için işlem elemanlarının
yeniden düzenlenmesi, işi kolaylaştırmak ve daha güvenli hale getirmek için bazı
hareketlerin basitleştirilmesi veya birleştirilmesi ya da işyeri düzeninin, alet ve cihazların
tasarımının iyileştirilmesi amaçlanır.
Hareket ekonomisi tekniğinin uygulanması ile gereksiz hareketleri önleyerek, insan
gücünden, zamandan, mesafeden, çalışma yer ve alanları vb. kaynaklardan en verimli sonuç alınabilir.
Hareket ekonomisi tekniği ile insan vücudunun hareketlerini en aza indirerek, enerji
kullanımı ve yorulmayı en düşük düzeyde tutma amaçlanır. Bu şekilde kazanılan enerjinin,
diğer işlerde kullanılarak verimliliğin artması amaçlanır.
Yürür, döner, ayarlanabilir sekreter koltuğu, terzilerin prova yaparken iğnedenliklerini
kollarına takmaları, hareket ekonomisi tekniğinin uygulama alanına girer.
Hareket ekonomisi tekniği uygulanırken, şu özelikler göz önüne alınmalıdır:
􀂾 Büronun düzenine ilişkin özellikler.
􀂾 Büroda kullanılan makine, araç ve gereçlere ilişkin özellikler.
􀂾 Personelin vücut hareketlerine ilişkin özellikler.
Büronun Düzenine Yönelik Özellikler
􀂾 Büroda kullanılan makine, araç ve gereçler belirli yerlerde bulunmalıdır.
􀂾 Bu yerler, kolayca ulaşılabilecek yerler olmalıdır.
􀂾 Makine, araç ve gereçler iş akımına uygun bu şekilde yerleştirilmelidir.
􀂾 Çalışanı yormayacak oturma, kullanma ve görüş şartları içinde bir büro düzeni oluşturulmalıdır.
Büroda Kullanılan Makine, Araç ve Gereçlere İlişkin Özellikler
􀂾 Yapılan işe uygun makine, araç ve gereç seçilmelidir.
􀂾 Elemana uygun makineler tercih edilmelidir, gerekiyorsa değişiklik yapılmalıdır.
􀂾 Makineleri seçerken, bakım onarım imkanları, yedek parçaları ve garanti
özellikleri bulunan makineler seçilmelidir.
􀂾 Koltuklar çok amaçlı türden olmalıdır.
Personelin Vücut Hareketlerine İlişkin Özellikler
􀂾 İş yaparken uzanılacak yerler, normal çalışma alanı içerisinde olmalıdır.
􀂾 Yapılacak hareketlerin, sırası düzenlenerek uygun bir sıraya konulmalıdır.
􀂾 Kol hareketlerinin sırası düzenlenerek, her iki el aynı anda boş durmamalıdır.
􀂾 Ters yönde hareketler yapılıyorsa, kollar aynı anda ve simetrik çalışmalıdır.
􀂾 İki el, harekete aynı zamanda başlamalı ve aynı zamanda hareketleri tamamlanmalıdır.
Her personel, hareket ekonomisi tekniği ile ilgili çeşitli yöntemler geliştirebilir.
Teknolojik gelişmeler, hareket ekonomisi sağlayan araç ve gereçleri hizmetimize
sunmaktadır. Örneğin; yürüyen merdivenler, tuşlu telefonlar, otomatik açılan manyetik kapılar gibi.

KAYNAK:www.megep.meb.gov.tr

Döküman Arama

Başlık :